Microsoft Excel деректерін DBF форматына түрлендіру

DBF - бұл әртүрлі бағдарламалар арасында, ең алдымен мәліметтер базасы мен электрондық кестеге қызмет ететін қосымшалар арасында мәліметтерді сақтау мен алмасудың танымал форматы. Ол ескірген болса да, ол әр түрлі салаларда сұранысқа ие болып келеді. Мысалы, бухгалтерлік бағдарламалар онымен белсенді жұмыс жасауды жалғастыруда, реттеуші және мемлекеттік органдар есептердің едәуір бөлігін осы форматта қабылдайды.

Бірақ, өкінішке орай, Excel 2007 нұсқасынан бастап, Excel осы форматты толық қолдауды тоқтатты. Енді бұл бағдарламада сіз тек DBF файлының мазмұнын қарай аласыз, және бағдарламаның кіріктірілген құралдарын қолданып көрсетілген кеңейтіммен деректерді сақтау сәтсіз болады. Бақытымызға орай, Excel-ден қажетті форматқа деректерді түрлендірудің басқа нұсқалары бар. Мұны қалай жасауға болатынын қарастырыңыз.

Мәліметтерді DBF форматында сақтау

Excel 2003 және осы бағдарламаның бұрынғы нұсқаларында деректерді DBF (dBase) форматында стандартты түрде сақтау мүмкін болды. Мұны істеу үшін элементті нұқыңыз Файл қолданбаның көлденең мәзірінде, содан кейін ашылатын тізімде орынды таңдаңыз «Басқаша сақтау ...». Басталған сақтау терезесінде тізімнен қажетті форматтың атын таңдап, батырманы басу керек болды Сақтау.

Өкінішке орай, Excel 2007 нұсқасынан бастап, Microsoft әзірлеушілер dBase ескірді деп санайды, ал қазіргі заманғы Excel форматтары толық үйлесімділікті қамтамасыз ету үшін уақыт пен ақшаны жұмсау өте қиын. Осылайша, Excel DBF файлдарын оқи алды, бірақ бұл форматта деректерді ендірілген бағдарламалық құралдармен сақтауды қолдау тоқтатылды. Дегенмен, қондырмаларды және басқа бағдарламалық жасақтаманы қолдана отырып, Excel-де сақталған деректерді DBF-ке түрлендірудің бірнеше тәсілдері бар.

1-әдіс: WhiteTown түрлендіргіштері

Деректерді Excel-ден DBF-ке түрлендіруге мүмкіндік беретін бірқатар бағдарламалар бар. Деректерді Excel-ден DBF-ке түрлендірудің ең қарапайым әдістерінің бірі - WhiteTown Converters Pack-тің әртүрлі кеңейтімдері бар нысандарды түрлендіру үшін қызметтік пакетті пайдалану.

WhiteTown түрлендіргіштерін жүктеңіз

Бұл бағдарламаны орнату процедурасы қарапайым және интуитивті болғанымен, біз кейбір нюанстарды ескере отырып, толығырақ тоқталамыз.

1. Орнатқышты жүктеп алып, іске қосқаннан кейін терезе дереу ашылады Орнату шеберлеріодан әрі орнату процедурасы үшін тілді таңдау ұсынылады. Әдетте, Windows данасында орнатылған тіл сол жерде көрсетілуі керек, бірақ қаласаңыз, оны өзгерте аласыз. Біз мұны істемейміз және жай батырманы басыңыз «Жарайды».



2. Әрі қарай, утилитаны орнататын жүйелік дискідегі орын көрсетілген терезе іске қосылады. Бұл әдепкі қалта. «Бағдарлама файлдары» дискіде «C». Ештеңені өзгертпеу және пернені баспаған дұрыс «Келесі».



3. Содан кейін сіз қандай конверсиялау бағыттарын таңдауға болатын терезе ашылады. Әдепкі бойынша, барлық түрлендірудің барлық компоненттері таңдалады. Бірақ, мүмкін, кейбір пайдаланушылар оларды орнатуды қаламайды, өйткені әр утилита қатты дискіде орын алады. Қалай болғанда да, біз үшін элементтің жанында құсбелгі болуы керек «DBF түрлендіргішіне XLS (Excel)». Пайдаланушы өз қалауы бойынша коммуналдық пакеттің қалған құрамдас бөліктерін орнатуды таңдай алады. Орнату аяқталғаннан кейін түймесін басуды ұмытпаңыз «Келесі».



4. Осыдан кейін терезе ашылады, онда папкаға енбелгі қосылады Бастау. Әдепкі бойынша, тіркесім шақырылады «WhiteTown», бірақ қаласаңыз, оның атын өзгерте аласыз. Кілтті басыңыз «Келесі».



5. Содан кейін жұмыс үстелінде тіркесім жасауды сұрайтын терезе ашылады. Егер сіз оны қосқыңыз келсе, сәйкес параметрдің жанына құсбелгі қойыңыз, егер қаламасаңыз, оны алып тастаңыз. Содан кейін, әдеттегідей, пернені басыңыз «Келесі».



6. Осыдан кейін тағы бір терезе ашылады. Бұл орнатудың негізгі нұсқаларын көрсетеді. Егер пайдаланушы бір нәрсеге риза болмаса және ол параметрлерді өңдегісі келсе, онда түймесін басыңыз «Кері». Егер бәрі тәртіппен болса, онда түймесін басыңыз Орнатыңыз.



7. Орнату процедурасы басталады, оның орындалу барысы динамикалық индикатормен көрсетіледі.



8. Содан кейін ағылшын тілінде ақпараттық хабарлама ашылады, онда осы пакетті орнатқаны үшін алғыс айтылады. Кілтті басыңыз «Келесі».



9. Соңғы терезеде Орнату шеберлері WhiteTown түрлендіргіштер пакеті сәтті орнатылды деп хабарлайды. Біз тек батырманы басуға болады Аяқтаңыз.



10. Осыдан кейін папка қоңырау шалды «WhiteTown». Онда конверсияның нақты бағыттары үшін қызметтік сілтемелер бар. Бұл қалтаны ашыңыз. Біз WhiteTown пакетіне кіретін көптеген қызметтік бағдарламаларға тап боламыз. Сонымен бірге, әр бағытта 32 және 64 биттік Windows операциялық жүйелері үшін бөлек утилита бар. Бағдарламаны өз атымен ашыңыз «DBF-ке XLS түрлендіргіші»ОЖ-нің бит тереңдігіне сәйкес келеді.



11. XLS - DBF түрлендіргіш бағдарламасы басталады. Көріп отырғаныңыздай, интерфейс ағылшын тілінде, бірақ соған қарамастан, интуитивті.

    Қойынды бірден ашылады «Енгізу» (Енгізіңіз) Ол түрлендірілетін нысанды көрсетуге арналған. Ол үшін батырманы басыңыз «Қосу» (Қосу).



12. Осыдан кейін объектіні қосудың стандартты терезесі ашылады. Онда сізге xls немесе xlsx кеңейтімі бар бізге қажет Excel жұмыс кітабы орналасқан каталогқа өту керек. Нысан табылғаннан кейін оның атын таңдап, батырманы басыңыз «Ашық».



13. Көріп отырғаныңыздай, осыдан кейін нысанға жол таблицада көрсетілген «Енгізу». Кілтті басыңыз «Келесі» («Келесі»).



14. Осыдан кейін біз автоматты түрде екінші қойындыға ауысамыз «Шығу» («Қорытынды») Бұл жерде DBF кеңейтімі бар дайын нысанды қай каталогта көрсету керек. Аяқталған DBF файлына сақтау қалтасын таңдау үшін батырманы басыңыз «Шолу ...» (Көру) Екі заттың шағын тізімі ашылады. «Файлды таңдау» («Файлды таңдау») және «Қалтаны таңдау» («Қалтаны таңдау») Шындығында, бұл элементтер тек сақтау қалтасын көрсету үшін навигация терезесінің басқа түрін таңдауды білдіреді. Біз таңдау жасаймыз.



15. Бірінші жағдайда, бұл қалыпты терезе болады «Басқаша сақтау ...». Ол екі қалтаны да, бар dBase нысандарын да көрсетеді. Біз сақтағымыз келетін каталогқа өтіңіз. Әрі қарай далада «Файл атауы» түрлендіруден кейін объектіні тізімдеуді қалайтын атауды көрсетіңіз. Осыдан кейін түймесін басыңыз Сақтау.

    

    Егер сіз таңдасаңыз «Қалтаны таңдау», оңайлатылған каталогты таңдау терезесі ашылады. Онда тек қалталар көрсетіледі. Сақталатын қалтаны таңдаңыз және түймесін басыңыз «Жарайды».



16. Көріп отырғаныңыздай, осы әрекеттердің кез келгенінен кейін қойындыда нысанды сақтауға арналған папкаға жол көрсетіледі «Шығу». Келесі қойындыға өту үшін түймесін басыңыз. «Келесі» («Келесі»).



17. Соңғы қойындыда «Опциялар» («Опциялар») көптеген параметрлер бар, бірақ бізді қызықтырады «Жазба өрістерінің түрі» («Жазба өрісінің түрі») Әдепкі параметрі бар өрісті шертеміз «Авто» («Авто») Нысанды сақтау үшін dBase типтерінің тізімі ашылады. Бұл параметр өте маңызды, өйткені dBase-пен жұмыс істейтін барлық бағдарламалар осы кеңейтіммен объектілердің барлық түрлерін орындай алмайды. Сондықтан сіз қай түрді таңдау керектігін алдын-ала білуіңіз керек. Таңдаудың алты түрлі түрі бар:
    • dBASE III;
    • Foxpro;
    • dBASE IV;
    • Көрнекі түлкі;
    • > SMT;
    • dBASE 7 деңгей.

    Біз белгілі бір бағдарламада қолдану үшін қажет түрді таңдаймыз.



18. Таңдау жасалғаннан кейін сіз тікелей айырбастау процедурасына көше аласыз. Ол үшін батырманы басыңыз «Бастау» («Бастау»).



19. Айырбастау процедурасы басталады. Егер Excel кітабында бірнеше мәліметтер парағы болса, олардың әрқайсысы үшін бөлек DBF файлы жасалады. Жасыл прогрестің индикаторы конверсия процесінің аяқталғанын көрсетеді. Ол өрістің соңына жеткеннен кейін түймесін басыңыз «Аяқтау» («Аяқтау»).

Дайын құжат қойындыда көрсетілген каталогта орналасады «Шығу».

WhiteTown Converters Pack қызметтік бағдарламасының бірден-бір маңызды кемшілігі - бұл тек 30 айырбастау процедурасын тегін жүргізуге болады, содан кейін сізге лицензия сатып алу керек болады.

2-әдіс: XlsToDBF қондырмасы

Үшінші тарап қондырмаларын орнату арқылы сіз Excel кітаптарын dBase-ке тікелей бағдарлама интерфейсі арқылы түрлендіре аласыз. Олардың ішіндегі ең жақсы және ыңғайлысы - XlsToDBF қондырмасы. Оны қолдану алгоритмін қарастырыңыз.

XlsToDBF қондырмасын жүктеп алыңыз

1. XlsToDBF.7z мұрағатын қондырмамен жүктегеннен кейін, біз одан XlsToDBF.xla деп аталатын нысанды шығарамыз. Мұрағатта 7z кеңейтімі болғандықтан, оны алып тастауды 7-Zip кеңейтуге арналған стандартты бағдарламамен немесе онымен жұмыс істеуді қолдайтын кез-келген мұрағатшының көмегімен жасауға болады.

7-Zip тегін жүктеп алыңыз



2. Осыдан кейін, Excel бағдарламасын іске қосыңыз және қойындыға өтіңіз Файл. Келесі бөлімге көшеміз «Опциялар» терезенің сол жағындағы мәзір арқылы.



3. Ашылған терезеде элементті нұқыңыз «Қондырмалар». Біз терезенің оң жағына қарай жылжимыз. Ең төменгі жағында - өріс «Менеджмент». Біз ондағы қосқышты өзгертеміз Excel қондырмалары түймесін басыңыз «Бар ...».



4. Қондырмаларды басқаруға арналған шағын терезе ашылады. Ондағы батырманы басыңыз «Шолу ...».



5. Нысанды ашуға арналған терезе басталады. Бумаланбаған XlsToDBF мұрағаты орналасқан каталогқа бару керек. Біз сол атпен папкаға кіріп, атауы бар нысанды таңдаймыз «XlsToDBF.xla». Осыдан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».



6. Содан кейін біз қондырмаларды басқару терезесіне ораламыз. Көріп отырғаныңыздай, атау тізімде пайда болды «Xls -> dbf». Бұл біздің қондырма. Оның жанында кене болуы керек. Егер құсбелгі болмаса, оны қойыңыз да, түймесін басыңыз «Жарайды».



7. Сонымен, қондырма орнатылды. Енді dBase-ке түрлендіруге болатын Excel құжатын ашыңыз немесе егер құжат әлі жасалмаса, оларды параққа теріңіз.



8. Енді оларды түрлендіруге дайындау үшін мәліметтермен бірнеше айла-шарғы жасау қажет. Біріншіден, кесте тақырыбының үстіне екі жол қосыңыз. Олар парақта ең бірінші болуы керек және тік координаттар тақтасында атаулары болуы керек "1" және "2".

   Сол жақ жоғарғы ұяшыққа DBF файлына тағайындайтын атауды енгізіңіз. Ол екі бөліктен тұрады: атаудың өзі және кеңейту. Тек латын таңбаларына рұқсат етіледі. Мұндай атаудың мысалы «UCHASTOK.DBF».



9. Атаудың оң жағындағы бірінші ұяшықта кодтауды көрсету керек. Осы қондырманы пайдаланып екі кодтау опциясы бар: CP866 және CP1251. Егер ұяшық В2 бос немесе басқа мән «CP866», содан кейін кодтау әдепкі бойынша қолданылады CP1251. Біз қажет деп санайтын кодты қоямыз немесе өрісті бос қалдырамыз.



10. Келесі жолға өтіңіз. Факт мынада, dBase құрылымында өріс деп аталатын әр бағанның мәліметтер типі болады. Мұндай белгілер бар:
    • N (Сандық) - сандық;
    • L (Логикалық) - логикалық;
    • D (Күні) - күні;
    • C (Мінез) - жол.

    Сонымен қатар (Cnnn) және нөмір түрі (Nnn) әріптен кейін аттан кейін өрістегі таңбалардың максималды саны көрсетілуі керек. Егер ондық сандар сандық түрде қолданылса, олардың саны нүктеден кейін де көрсетілуі керек (Nnn.n).

    DBase форматында (Memo, General, т.б.) мәліметтердің басқа түрлері бар, бірақ бұл қондырма олармен қалай жұмыс істеу керектігін білмейді. Алайда, Excel 2003 олар DBF-ті түрлендіруді қолдаған кезде, олармен қалай жұмыс істеу керектігін білмеді.

    Біздің нақты жағдайда бірінші жол 100 еннен тұратын жол ені болады (C100), ал қалған өрістер ені 10 таңбадан тұрады (N10).



11. Келесі жолда өріс атаулары жазылған. Бірақ факт, олар біздегідей кириллицамен емес, латын әріпімен жазылуы керек. Өріс атауында бос орындарға жол берілмейді. Осы ережелерге сәйкес оларды атаңыз.



12. Осыдан кейін мәліметтерді дайындауды аяқталған деп санауға болады. Тінтуірдің сол жақ батырмасын басып тұрып, парақтағы кестенің бүкіл ауқымын курсормен таңдаңыз. Содан кейін қойындыға өтіңіз «Әзірлеуші». Әдепкі бойынша, ол өшірілген, сондықтан қосымша әрекеттерді жасамас бұрын оны қосып, макростарды қосу керек. Одан әрі параметрлер блогындағы таспада «Код» белгішесін нұқыңыз Макростар.

    Сіз оны жылдам пернелер тіркесімін теру арқылы жеңілдете аласыз Alt + F8.



13. Макрос терезесі басталады. Алаңда Макрон атауы қондырмамыздың атын енгізіңіз «XlsToDBF» баға белгіленбестен. Тіркеу маңызды емес. Келесі батырманы басыңыз Жүгіру.



14. Фондағы макрос өңделуде. Осыдан кейін, бастапқы Excel файлы орналасқан сол қалтада DBF кеңейтімі бар нысан ұяшықта көрсетілген атау пайда болады A1.

Көріп отырғаныңыздай, бұл әдіс алдыңғы әдіске қарағанда әлдеқайда күрделі. Сонымен қатар, ол DBF кеңейтілімімен жасалған өріс типтері мен объект типтерінің санында өте шектеулі. Тағы бір кемшілігі - dBase нысанын құру каталогы тек қана бастапқы Excel файлын тағайындалған қалтаға жылжыту арқылы, түрлендіру процедурасына дейін тағайындалуы мүмкін. Бұл әдістің артықшылықтарының ішінде, алдыңғы нұсқадан айырмашылығы, бұл өте тегін және барлық дерлік манипуляциялар тікелей Excel интерфейсі арқылы орындалатынын атап өтуге болады.

3-әдіс: Microsoft-қа қол жеткізу

Excel бағдарламасының жаңа нұсқаларында деректерді DBF форматында сақтауға арналған жол жоқ, дегенмен, Microsoft Access қосымшасын қолдану оны стандартты деп атауға жақын болды. Бұл бағдарлама Excel бағдарламасымен бірдей өндіруші шығарған және сонымен қатар Microsoft Office жиынтығына енген. Сонымен қатар, бұл ең қауіпсіз нұсқа, өйткені үшінші тарап бағдарламалық жасақтамасымен шатасудың қажеті жоқ. Microsoft Access арнайы мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған.

Microsoft Access бағдарламасын жүктеп алыңыз

1. Excel-де жұмыс парағына барлық қажетті мәліметтер енгізілгеннен кейін оларды DBF форматына түрлендіру үшін алдымен Excel форматтарының біреуінде сақтау керек. Ол үшін бағдарлама терезесінің сол жақ жоғарғы бұрышындағы дискета түріндегі белгішені нұқыңыз.



2. Сақтау терезесі ашылады. Файл сақталатын каталогқа өтіңіз. Дәл осы қалтада оны кейінірек Microsoft Access-те ашу керек. Кітаптың пішімін әдепкі xlsx қалдыра алады немесе xls-ке өзгерте аласыз. Бұл жағдайда бұл өте маңызды емес, өйткені біз оны тек DBF-ке түрлендіру үшін сақтаймыз. Барлық параметрлер аяқталғаннан кейін түймесін басыңыз Сақтау және Excel терезесін жабыңыз.



3. Microsoft Access бағдарламасын іске қосамыз. Қойындыға өтіңіз Файлегер ол басқа қойындыда ашылса. Мәзір элементін нұқыңыз «Ашық»терезенің сол жағында орналасқан.



4. Файлды ашу терезесі басталады. Файлды Excel форматтарының бірінде сақтаған каталогқа барамыз. Ол терезеде пайда болатындай етіп, файл пішімінің ауыстырғышын ауыстырыңыз «Excel жұмыс кітабы (* .xlsx)» немесе «Microsoft Excel (* .xls)», кітаптың қайсысы сақталғанына байланысты. Бізге қажет файлдың аты көрсетілгеннен кейін оны таңдаңыз және түймесін басыңыз «Ашық».



5. Терезе ашылады Электрондық кестеге сілтеме. Ол Excel файлынан Microsoft Access-ке деректерді дұрыс тасымалдауға мүмкіндік береді. Бізге деректерді импорттайтын Excel парағын таңдау керек. Мәселе мынада, егер Excel файлында бірнеше парақта ақпарат болса да, оны Access бағдарламасына тек бөлек-бөлек импорттап, сәйкесінше оны бөлек DBF файлдарына түрлендіре аласыз.

   Парақтарға жеке диапазон туралы ақпаратты импорттауға болады. Бірақ біздің жағдайда бұл қажет емес. Ауыстырғышты орнына қойыңыз Парақтар, содан кейін деректерді жинайтын жерден парақты таңдаңыз.Ақпараттың дұрыстығын терезенің төменгі жағында көруге болады. Егер бәрі қанағаттандырылса, түймесін басыңыз «Келесі».



6. Келесі терезеде, егер сіздің кестеңізде тақырыптар болса, қасындағы құсбелгіні қойыңыз «Бірінші жолда баған тақырыптары бар». Содан кейін түймесін басыңыз «Келесі».



7. Электрондық кестеге сілтеме жасаудың жаңа терезесінде сіз байланыстырылған элементтің атауын өзгерте аласыз. Содан кейін түймесін басыңыз Орындалды.



8. Осыдан кейін, диалогтық терезе ашылады, онда кестені Excel файлымен байланыстыру аяқталғандығы туралы хабарлама пайда болады. Түймесін басыңыз «Жарайды».



9. Соңғы терезеде біз тағайындаған кестенің атауы бағдарлама интерфейсінің сол жағында пайда болады. Тінтуірдің сол жақ батырмасымен екі рет нұқыңыз.



10. Осыдан кейін кесте терезеде пайда болады. Қойындыға өтіңіз «Сыртқы деректер».



11. Құралдар қорабындағы таспада «Экспорттау» жазуды нұқыңыз «Жетілдірілген». Ашылған тізімнен таңдаңыз «DBase файлы».
12. DBF форматына экспорттау терезесі ашылады. Алаңда «Файл атауы» Егер сіз әдепкі бойынша көрсетілгендер қандай да бір себептермен сізге сәйкес келмесе, файлдың орналасқан жерін және оның атауын көрсете аласыз.

    Алаңда «Файл пішімі» DBF форматының үш түрінің біреуін таңдаңыз:

    • dBASE III (әдепкі бойынша);
    • dBASE IV;
    • dBASE 5.

    Айта кету керек, формат неғұрлым қазіргі заманға сай болса (сериялық нөмір соғұрлым жоғары), ондағы мәліметтерді өңдеуге мүмкіндік көп. Яғни, кестедегі барлық деректерді файлға сақтауға болатын шығар. Бірақ сонымен бірге, болашақта DBF файлын импорттайтын бағдарлама осы түрмен үйлесімді болуы ықтималдығы аз.

    Барлық параметрлер орнатылғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».

13. Егер осыдан кейін қате туралы хабарлама пайда болса, онда DBF форматының басқа түрін пайдаланып деректерді экспорттауға тырысыңыз. Егер бәрі ойдағыдай болса, экспорт сәтті өткендігі туралы хабар беретін терезе пайда болады. Түймесін басыңыз Жабу.

Жасалған dBase файлы экспорт терезесінде көрсетілген каталогта орналасады. Әрі қарай сіз кез-келген айла-шарғы жасай аласыз, оны басқа бағдарламаларға импорттай аласыз.

Көріп отырғаныңыздай, заманауи Excel нұсқаларында DBF форматындағы файлдарды кіріктірілген құралдармен сақтау мүмкіндігі болмағанына қарамастан, бұл процедураны басқа бағдарламалар мен қондырмаларды қолдана отырып жүргізуге болады. Айта кету керек, айырбастаудың ең функционалды тәсілі WhiteTown Converters Pack қызметтік бағдарламасын пайдалану болып табылады. Бірақ, өкінішке орай, ондағы еркін конверсиялардың саны шектеулі. XlsToDBF қондырмасы сізге толықтай айырбастауға мүмкіндік береді, бірақ процедура әлдеқайда күрделі. Сонымен қатар, бұл опцияның функционалдығы өте шектеулі.

Алтын орта - бұл Access әдісі. Excel сияқты, бұл Майкрософттың дамуы, сондықтан оны үшінші тарап қосымшасы деп атай алмайсыз. Сонымен қатар, бұл опция Excel файлын dBase форматының бірнеше түріне түрлендіруге мүмкіндік береді. Бұл көрсеткіштегі қатынас әлі де WhiteTown-дан төмен.