Microsoft Office дестесінде мәліметтер базасын құруға және олармен жұмыс істеуге арналған арнайы бағдарлама бар - Access. Дегенмен, көптеген пайдаланушылар осы мақсаттар үшін анағұрлым таныс қосымшаны - Excel бағдарламасын қолдануды жөн көреді. Айта кету керек, бұл бағдарламада толық мәліметтер базасын (ДБ) құруға арналған барлық құралдар бар. Мұны қалай істеуге болатынын білейік.
Жасалу процесі
Excel мәліметтер базасы дегеніміз парақтың бағандары мен жолдары бойынша таратылатын құрылымдық мәліметтер жиынтығы.
Арнайы терминологияға сәйкес мәліметтер базасының жолдары аталады «жазбалар». Әр жазбада жеке объект туралы ақпарат болады.
Бағандар деп аталады «өрістер». Әр өрісте барлық жазбалар үшін бөлек параметр бар.
Яғни, Excel-дегі кез-келген дерекқордың шеңбері тұрақты кесте болып табылады.
Кесте құру
Сонымен, алдымен кесте құру керек.
- Деректер базасының өрістерінің (бағандарының) тақырыптарын енгіземіз.
- Деректер базасының жазбаларын (жолдарын) толтырыңыз.
- Деректер базасын толтыруды жалғастырамыз.
- Деректер базасы толтырылғаннан кейін біз ондағы ақпаратты өз қалауымыз бойынша форматтаймыз (шрифт, жиектер, толтыру, таңдау, ұяшыққа қатысты мәтіннің орналасуы және т.б.).
Бұл мәліметтер базасының негізін құруды аяқтайды.
Сабақ: Excel-де кестені қалай жасауға болады
Дерекқордың төлсипаттарын тағайындау
Кестені тек ұяшықтар ауқымы ретінде ғана емес, мәліметтер базасы ретінде қабылдауы үшін оған тиісті атрибуттар тағайындау керек.
- Қойындыға өтіңіз «Деректер».
- Кестенің бүкіл ауқымын таңдаңыз. Тінтуірдің оң жақ батырмасымен нұқыңыз. Контекстік мәзірде түймесін басыңыз «Атау тағайындау ...».
- Графикте «Аты» дерекқорға атау бергіміз келетін атты көрсетіңіз. Міндетті шарт - бұл атау әріптен басталып, бос орындар болмауы керек. Графикте «Ауқым» кесте аймағының мекен-жайын өзгертуге болады, бірақ егер сіз оны дұрыс таңдасаңыз, мұнда ештеңені өзгерту қажет емес. Сіз жазбаны бөлек өрісте көрсете аласыз, бірақ бұл параметр міндетті емес. Барлық өзгерістер енгізілгеннен кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
- Түймесін басыңыз Сақтау терезенің жоғарғы бөлігінде немесе пернелер тіркесімін теріңіз Ctrl + S, дерекқорды компьютерге қосылған қатты дискіде немесе алынбалы медиада сақтау үшін.
Осыдан кейін бізде дайын мәліметтер базасы бар деп айта аламыз. Сіз онымен қазіргі күйде жұмыс істей аласыз, бірақ қазір көптеген мүмкіндіктер азаяды. Төменде біз деректер базасын неғұрлым функционалды ету жолын қарастырамыз.
Сұрыптау және сүзу
Деректер базасымен жұмыс істеу, ең алдымен, жазбаларды ұйымдастыру, таңдау және сұрыптау мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Бұл функцияларды біздің дерекқорымызға қосыңыз.
- Біз ұйымдастыратын өрістің ақпаратын таңдаймыз. Қойындыдағы таспада орналасқан «Сұрыптау» түймесін басыңыз «Деректер» құралдар қорабында Сұрыптау және сүзу.
Сұрыптау кез келген параметр бойынша жүзеге асырылуы мүмкін:
- алфавиттік атау;
- Күні
- саны т.б.
- Пайда болған келесі терезеде сұрыптау үшін тек таңдалған аймақты пайдалану керек пе немесе оны автоматты түрде кеңейту туралы мәселе пайда болады. Автоматты түрде кеңейтуді таңдап, түймесін басыңыз «Сұрыптау ...».
- Сұрыптау параметрлері терезесі ашылады. Алаңда Сұрыптау ол жүргізілетін өрістің атауын көрсетіңіз.
- Алаңда «Сұрыптау» оның нақты қалай орындалатынын көрсетеді. МҚ үшін параметрді таңдаған дұрыс «Құндылықтар».
- Алаңда «Тапсырыс» сұрыптаудың қандай ретпен жүргізілетінін көрсетіңіз. Әр түрлі ақпарат түрлері үшін әр түрлі мәндер осы терезеде көрсетіледі. Мысалы, мәтіндік деректер үшін - бұл мән болады «А-дан Я-ға» немесе «Z-тен A-ға дейін»және сандық үшін - «Көтерілу» немесе «Кему».
- Мәннің айналасында екеніне көз жеткізу керек «Менің деректерімде тақырыптар бар» тексеру белгісі болды. Егер ол болмаса, онда оны қою керек.
Барлық қажетті параметрлерді енгізгеннен кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
Осыдан кейін мәліметтер базасындағы ақпарат көрсетілген параметрлерге сәйкес сұрыпталады. Бұл жағдайда біз кәсіпорын қызметкерлерінің аты-жөні бойынша сұрыптадық.
- Excel деректер базасында жұмыс істеу кезіндегі ең ыңғайлы құралдардың бірі - авто-сүзгі. Параметрлер блогында дерекқордың барлық ауқымын таңдаймыз Сұрыптау және сүзу түймесін басыңыз «Сүзгі».
- Көріп отырғаныңыздай, өріс атаулары бар ұяшықтарда инверттелген үшбұрыштар түрінде пиктограммалар пайда болды. Біз мәнін сүзгілейтін бағанның белгішесін шертеміз. Ашылған терезеде біз жазбаларды жасырғымыз келетін мәндерді алып тастаңыз. Таңдау жасалғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
Көріп отырғаныңыздай, осыдан кейін біз мәндерді қамтитын жолдар кестеден жасырылды.
- Экранда барлық деректерді қайтару үшін біз сүзгіленген бағанның белгішесін шертіп, ашылған терезеде барлық элементтерге қарсы жолақтарды белгілейміз. Содан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
- Сүзуді толығымен алып тастау үшін батырманы басыңыз «Сүзгі» таспада.
Сабақ: Excel-де деректерді сұрыптау және сүзу
Іздеу
Егер үлкен мәліметтер базасы болса, оны арнайы құралдың көмегімен іздеуге ыңғайлы.
- Мұны істеу үшін қойындыға өтіңіз «Үй» және құралдар тақтасындағы таспада «Өңдеу» түймесін басыңыз Табыңыз және бөлектеңіз.
- Қажетті мәнді көрсеткіңіз келетін терезе ашылады. Осыдан кейін түймесін басыңыз «Келесі іздеу» немесе Барлығын табу.
- Бірінші жағдайда, көрсетілген мәні бар бірінші ұяшық белсенді болады.
Екінші жағдайда, осы мәнді қамтитын ұяшықтардың бүкіл тізімі ашылады.
Сабақ: Excel-де іздеу әдісі
Аймақтарды қатырыңыз
Деректер базасын құру кезінде жазбалар мен өрістердің атаулары бар ұяшықтарды бекіту ыңғайлы. Үлкен деректер базасымен жұмыс істеу кезінде - бұл жай ғана қажет шарт. Әйтпесе, қандай жол немесе баған белгілі бір мәнге сәйкес келетінін көру үшін парақты жылжытуға үнемі уақыт бөлу керек.
- Ұяшықты таңдаңыз, оның үстіңгі және сол жағындағы түзеткіңіз келеді. Ол дереу тақырыптар астында және жазбалардың аттарының оң жағында орналасады.
- Қойындыда болу «Көру» түймесін басыңыз «Бекіту аймақтары»құралдар тобында орналасқан «Терезе». Ашылмалы тізімнен мәнді таңдаңыз «Бекіту аймақтары».
Енді өрістер мен жазбалардың атаулары деректер парағын қаншалықты айналдырған болсаңыз да, әрқашан сіздің көз алдыңызда болады.
Сабақ: Excel бағдарламасында аймақты қалай бекіту керек
Ашылмалы тізім
Кестенің кейбір өрістері үшін пайдаланушылар жаңа жазбаларды қосқанда тек белгілі бір параметрлерді ғана көрсете алатын ашылмалы тізімді ұйымдастырған оңтайлы болады. Бұл, мысалы, өріске қатысты «Пол». Шынында да, екі нұсқа бар: еркек және әйел.
- Қосымша тізімді жасаңыз. Оны басқа параққа қою ыңғайлы болады. Онда біз ашылмалы тізімде пайда болатын мәндердің тізімін көрсетеміз.
- Осы тізімді таңдап, тышқанның оң батырмасымен шертіңіз. Пайда болған мәзірде таңдаңыз «Атау тағайындау ...».
- Бізге бұрыннан таныс терезе ашылады. Тиісті өрісте біз жоғарыда аталған шарттарға сәйкес өзіміздің диапазонымызға ат береміз.
- Біз параққа дерекқормен ораламыз. Ашылмалы тізім қолданылатын ауқымды таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер». Түймесін басыңыз Деректерді тексеруқұралдар тақтасындағы таспада орналасқан «Деректермен жұмыс».
- Көрінетін мәндерді тексеруге арналған терезе ашылады. Алаңда «Деректер түрі» қосқышты орнына қойыңыз Тізім. Алаңда «Дереккөз» белгіні орнатыңыз "=" және одан кейін бірден, бос орынсыз, ашылған тізім атауын жазыңыз, оны біз оған біршама жоғары қойдық. Осыдан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
Енді, сіз шектеу қойылған ауқымға деректерді енгізуге тырысқанда, нақты орнатылған мәндердің арасынан таңдауға болатын тізім пайда болады.
Егер сіз осы ұяшықтарға еркін таңбаларды жазуға тырыссаңыз, қате туралы хабарлама пайда болады. Сіз қайтып оралып, дұрыс жазба енгізуіңіз керек.
Сабақ: Excel бағдарламасында ашылмалы тізімді қалай жасауға болады
Әрине, Excel мәліметтер базасын құруға арналған мамандандырылған бағдарламалардан төмен. Алайда, көптеген жағдайларда мәліметтер базасын жасағысы келетін пайдаланушылардың қажеттіліктерін қанағаттандыратын құралдар бар. Мамандандырылған қосымшаларға қарағанда Excel функциялары қарапайым қолданушыларға әлдеқайда жақсы болатындығын ескере отырып, осыған байланысты Microsoft корпорациясының дамуы тіпті артықшылықтарға ие.
