Кестелердің құрғақ сандарына қарап, бір қарағанда олар бейнелейтін үлкен суретті табу қиын. Microsoft Excel-де графикалық визуализация құралы бар, оның көмегімен кестелердегі деректерді көрнекі түрде көруге болады. Бұл сізге ақпаратты оңай әрі жылдам алуға мүмкіндік береді. Бұл құрал шартты форматтау деп аталады. Microsoft Excel бағдарламасында шартты пішімдеуді қалай қолдану керектігін қарастырайық.
Шартты пішімдеудің қарапайым нұсқалары
Ұяшықтардың белгілі бір аймағын пішімдеу үшін сіз осы аймақты (көбінесе баған) таңдауыңыз керек, ал «Үй» қойындысында «Стильдер» құралдар тақтасындағы таспада орналасқан «Шартты пішімдеу» түймесін басыңыз.
Осыдан кейін шартты пішімдеу мәзірі ашылады. Пішімдеудің негізгі үш түрі:
- Гистограммалар
- Сандық таразылар;
- Бейдждер.
Шартты түрде гистограмма түрінде пішімдеу үшін мәліметтер бағанын таңдап, мәзірдің сәйкес тармағын нұқыңыз. Көріп отырғаныңыздай, градиентті және қатты толтырылған бірнеше гистограмма таңдалған көрінеді. Сіздің ойыңызша, кесте стилі мен мазмұнына сәйкес келетінін таңдаңыз.
Көріп отырғаныңыздай, гистограммалар бағанның таңдалған ұяшықтарында пайда болды. Ұяшықтардағы сандық мәні неғұрлым үлкен болса, соғұрлым гистограмма соғұрлым ұзақ болады. Сонымен қатар, Excel 2010, 2013 және 2016 нұсқаларында гистограммада теріс мәндерді дұрыс көрсетуге болады. Бірақ 2007 жылғы нұсқада ондай мүмкіндік жоқ.
Гистограмманың орнына түсті жолақты қолданған кезде осы құралға арналған әртүрлі нұсқаларды таңдауға болады. Бұл жағдайда, ереже бойынша, ұяшықта неғұрлым үлкен мән болса, масштабтың түсі соғұрлым қанық болады.
Бұл форматтау функцияларының ішіндегі ең қызықты және күрделі құрал - белгішелер. Белгішелердің төрт негізгі тобы бар: бағыттар, пішіндер, көрсеткіштер және рейтингтер. Пайдаланушы таңдаған әр опция ұяшықтың мазмұнын бағалау кезінде әртүрлі белгішелерді қолдануды қамтиды. Барлық таңдалған аймақ Excel-де сканерленеді және ұяшықтың барлық мәндері оларда көрсетілген мәндерге сәйкес бөліктерге бөлінеді. Жасыл белгішелер ең үлкен мәндерге қолданылады, сары диапазон орташа диапазон мәндеріне, ал кіші үштен бірінде орналасқан мәндер қызыл белгішелермен белгіленген.
Көрсеткілерді белгішелер ретінде таңдағанда, түстер дизайнына қосымша, нұсқаулар түрінде сигнал беру де қолданылады. Сонымен, жоғары бағытталған көрсеткі үлкен мәндерге, солға - орташа мәндерге, төмен - кіші шамаларға қолданылады. Фигураларды қолданған кезде ең үлкен мәндер шеңбермен, ортаңғы үшбұрышпен, ал кішкентай ромбпен белгіленеді.
Ұяшықтарды таңдау ережелері
Әдетте, ереже таңдалған фрагменттің барлық ұяшықтарында олардағы мәндерге сәйкес белгілі бір түспен немесе белгішемен көрсетіледі. Бірақ, жоғарыда айтып өткен мәзірді қолдана отырып, сіз басқа ат қою ережелерін қолдана аласыз.
«Ұяшықтарды таңдау ережелері» мәзір элементін нұқыңыз. Көріп отырғаныңыздай, жеті негізгі ереже бар:
- Көбірек;
- Аз;
- Тең;
- Арасында;
- Күні
- Мәндерді қайталау.
Мысалдар арқылы осы әрекеттерді қолдануды қарастырыңыз. Ұяшықтардың диапазонын таңдап, «Көбірек ...» тармағын таңдаңыз.
Терезе ашылады, онда сіз қандай саннан ерекшеленетінін белгілей аласыз. Бұл «Үлкенірек ұяшықтарды пішімдеу» өрісінде жасалады. Әдепкі бойынша, мұнда диапазонның орташа мәні автоматты түрде енгізіледі, бірақ сіз кез келген басқа орната аласыз немесе осы нөмірді қамтитын ұяшықтың мекенжайын көрсете аласыз. Соңғы опция мәліметтер үнемі өзгеретін динамикалық кестелер үшін немесе формула қолданылатын ұяшық үшін қолайлы. Мысалы, біз мәнді 20 000-ға қойдық.
Келесі өрісте ұяшықтарды қалай бөлектеу керектігін шешу керек: ашық қызыл толтыру және қою қызыл түс (әдепкі бойынша); сары толтырғыш және қою сары мәтін; қызыл мәтін және т.б. Сонымен қатар, арнайы формат бар.
Осы элементке барған кезде әр түрлі қаріп параметрлерін, толтыруды және жиектерді қолдана отырып, таңдауды қалағаныңызша дерлік өзгерте алатын терезе ашылады.
Біз шешім қабылдағаннан кейін, таңдау ережелеріне арналған параметрлер терезесіндегі мәндермен бірге «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, белгіленген ережеге сәйкес ұяшықтар таңдалады.
Сол қағида бойынша, «Аз», «арасында» және «тең» ережелерін қолдану кезінде мәндер бөлінеді. Тек бірінші жағдайда ұяшықтар сіз белгілеген мәннен аз бөлінеді; екінші жағдайда сандардың интервалы қойылады, онда ұяшықтар бөлінеді; үшінші жағдайда нақты нөмір көрсетіледі, тек оның құрамындағы адамдар ғана таңдалады.
Мәтінде таңдау ережесі негізінен мәтін пішіміндегі ұяшықтарға қолданылады. Ережені орнату терезесінде сіз сөзді, сөздің бөлігін немесе бірізді сөздер жиынтығын көрсетуіңіз керек, олар табылған кезде сіз белгілеген жолмен сәйкес ұяшықтар ерекшеленеді.
Күн ережесі күн пішіміндегі мәндер бар ұяшықтарға қолданылады. Сонымен қатар, параметрлерде сіз ұяшықтарды таңдауды оқиғаның қашан немесе қашан болатынын белгілей аласыз: бүгін, кеше, ертең, соңғы 7 күнде т.б.
«Қайталанатын құндылықтар» ережесін қолдана отырып, ұяшықтарды таңдауды олардағы мәліметтер өлшемдердің біріне сәйкес келетіндігіне қарай реттей аласыз: мәліметтер қайталанатынына немесе қайталанбайтынына.
Бірінші және соңғы мәндерді таңдау ережелері
Сонымен қатар, шартты пішімдеу мәзірінде тағы бір қызықты элемент бар - «Бірінші және соңғы мәндерді таңдау ережелері». Мұнда сіз ұяшықтар ауқымындағы ең үлкен немесе ең кіші мәндерді таңдауға болады. Сонымен қатар таңдауды реттік мәндер бойынша да, пайыздар бойынша да пайдалануға болады. Мәзірдің сәйкес элементтерінде көрсетілген келесі таңдау критерийлері бар:
- Алғашқы 10 элемент;
- Алғашқы 10%;
- Соңғы 10 зат;
- Соңғы 10%;
- Орташадан жоғары;
- Орташадан төмен.
Бірақ сіз сәйкес элементті басқаннан кейін ережелерді сәл өзгерте аласыз. Таңдау түрі таңдалған терезе ашылады, қажет болса, сіз басқа таңдау жиегін орната аласыз. Мысалы, ашылған терезеде «Алғашқы 10 элемент» тармағын нұқу арқылы «Бірінші ұяшықтарды пішімдеу» өрісінде біз 10 санын 7-ге ауыстырамыз. Осылайша, «ОК» батырмасын басқаннан кейін ең үлкен 10 мән таңдалмайды, бірақ барлығы 7.
Ереже құру
Жоғарыда, біз Excel-де орнатылған ережелер туралы сөйлестік, ал пайдаланушы кез-келгенін таңдай алады. Сонымен қатар, егер қажет болса, қолданушы өз ережелерін жасай алады.
Ол үшін шартты пішімдеу мәзірінің кез-келген бөліміндегі тізімнің төменгі жағында орналасқан «Басқа ережелер ...» тармағын немесе шартты пішімдеудің негізгі мәзірінің төменгі жағында орналасқан «Ереже жасау ...» тармағын таңдаңыз.
Сіз алты ереженің біреуін таңдауыңыз керек терезе ашылады:
- Барлық ұяшықтарды олардың мәндеріне қарай пішімдеңіз;
- Тек ұяшықтарды пішімдеңіз;
- Тек бірінші және соңғы мәндерді форматтаңыз;
- Орташа мәннен жоғары немесе төмен мәндерді ғана пішімдеңіз;
- Тек бірегей немесе қайталанатын мәндерді форматтау;
- Пішімделген ұяшықтарды анықтау үшін формуланы қолданыңыз.
Таңдалған ереже түріне сәйкес, терезенің төменгі бөлігінде ережелер сипаттамасындағы өзгерістерді төменде талқылайтын мәндерді, аралықтарды және басқа мәндерді қою арқылы конфигурациялау керек. Тек осы жағдайда осы мәндерді орнату икемді болады. Ол қаріпті, жиектерді және толтыруды таңдау арқылы дәл қалай көрінетінін дереу орнатылады. Барлық параметрлер аяқталғаннан кейін өзгерістерді сақтау үшін «ОК» түймесін басу керек.
Ережелерді басқару
Excel бағдарламасында сіз бірнеше ережелерді бірден сол ұяшықтар ауқымына қолдана аласыз, бірақ экранда тек енгізілген соңғы ереже көрсетіледі. Ұяшықтардың белгілі бір ауқымына қатысты әртүрлі ережелердің орындалуын реттеу үшін сіз осы диапазонды таңдауыңыз керек, ал шартты пішімдеудің негізгі мәзірінде ережелерді басқару тармағына өтіңіз.
Таңдалған ұяшықтар ауқымына қолданылатын барлық ережелер көрсетілген терезе ашылады. Ережелер жоғарыдан төменге қарай тізімделеді. Осылайша, егер ережелер бір-біріне қайшы келсе, онда іс жүзінде олардың тек ең жаңа нұсқалары экранда көрсетіледі.
Ережелерді ауыстыру үшін жоғары және төмен бағыттағыштар түріндегі түймелер бар. Ереженің экранда пайда болуы үшін оны таңдау керек және ереже тізімдегі соңғы жолды алғанға дейін төмен көрсетіліп тұрған батырманы басу керек.
Тағы бір нұсқа бар. Сізге қажет ережеге қарама-қарсы бағандағы «Егер шын болса, тоқтаңыз» деген белгі қойыңыз. Осылайша, ережелер жоғарыдан төменге ауысқанда, бағдарлама дәл осы белгі орналасқан ереже бойынша тоқтайды және төмендемейді, яғни бұл ереже нақты орындалады.
Сол терезеде таңдалған ережені құруға және өзгертуге арналған түймелер бар. Осы батырмаларды басқаннан кейін біз жоғарыда қарастырған ережелерді құру және өзгерту терезелері іске қосылады.
Ережені жою үшін оны таңдап, «Ережені жою» түймесін басу керек.
Сонымен қатар, шартты пішімдеудің негізгі мәзірі арқылы ережелерді жоюға болады. Мұны істеу үшін «Ережелерді жою» тармағын таңдаңыз. Ішкі мәзір жою опцияларының біреуін таңдауға болады: ережелерді тек таңдалған ұяшықтар ауқымында жойыңыз немесе ашық Excel жұмыс парағындағы барлық ережелерді жойыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, шартты пішімдеу - бұл кестеде мәліметтерді визуализациялау үшін өте күшті құрал. Оның көмегімен сіз кестені ондағы жалпы ақпаратты пайдаланушы бір қарап шығатындай етіп конфигурациялай аласыз. Сонымен қатар, шартты форматтау құжатқа үлкен эстетикалық тартымдылық береді.
