Microsoft Excel-де файл өлшемін азайту

Excel-де жұмыс істеген кезде кейбір кестелер айтарлықтай әсер етеді. Бұл құжаттың көлемінің ұлғаюына, кейде тіпті ондаған мегабайтқа немесе одан да көпке жетуіне әкеледі. Excel жұмыс кітабының салмағын жоғарылату оның қатты дискідегі кеңістігін ұлғайтуға ғана емес, сонымен бірге ондағы әртүрлі әрекеттер мен процестердің жылдамдығының төмендеуіне әкеледі. Қарапайым тілмен айтқанда, мұндай құжатпен жұмыс істеу кезінде Excel баяулай бастайды. Сондықтан мұндай кітаптардың санын оңтайландыру және азайту мәселесі өзекті болып отыр. Excel бағдарламасында файл өлшемін қалай азайтуға болатынын көрейік.

Кітап көлемін азайту тәртібі

Кесілген файлды бірден бірнеше бағытта оңтайландыру керек. Көптеген пайдаланушылар білмейді, бірақ көбінесе Excel жұмыс кітабында қажет емес ақпарат көп. Файл аз болған кезде оған ешкім мән бермейді, бірақ егер құжат көлемді болып қалса, оны барлық мүмкін параметрлер бойынша оңтайландыру керек.

1-әдіс: жұмыс ауқымын азайтыңыз

Жұмыс ауқымы - бұл Excel әрекеттерін есте сақтайтын аймақ. Құжатты қайта санағанда, бағдарлама жұмыс кеңістігіндегі барлық ұяшықтарды қайта есептейді. Бірақ бұл әрдайым қолданушы жұмыс істейтін аймаққа сәйкес келмейді. Мысалы, кестеден әлдеқайда төмен орналасқан кездейсоқ орналастырылған кеңістік жұмыс кеңістігінің көлемін осы кеңістік орналасқан элементке дейін кеңейтеді. Excel бағдарламасы әр уақытта қайта санау барысында бос ұяшықтарды қайта өңдейтін болады. Бұл мәселені нақты кестенің мысалы арқылы қалай шешуге болатынын көрейік.

1. Алдымен, процедурадан кейін не болатынын салыстыру үшін оңтайландырудан бұрын оның салмағына назар аударыңыз. Мұны қойындыға өту арқылы жасауға болады Файл. Бөлімге өтіңіз «Толығырақ». Ашылған терезенің оң жағында кітаптың негізгі қасиеттері көрсетілген. Сипаттардың бірінші тармағы - бұл құжаттың өлшемі. Көріп отырғаныңыздай, біздің жағдайда ол 56,5 килобайт.



2. Біріншіден, парақтың нақты жұмыс аймағы пайдаланушыға қажет аймақтан қаншалықты ерекшеленетінін табу керек. Бұл өте қарапайым. Біз кестенің кез-келген ұяшығына кіріп, пернелер тіркесімін тереміз Ctrl + End. Excel бағдарламасы дереу бағдарлама жұмыс кеңістігінің соңғы элементін қарастыратын соңғы ұяшыққа ауысады. Көріп отырғаныңыздай, біздің нақты жағдайда, бұл 913383 жол. Кестеде іс жүзінде алғашқы алты қатар ғана орналасқан, сондықтан біз 913377 жолдары файлдың көлемін ұлғайтып қана қоймайтын, керісінше пайдасыз жүктеме болатындығын айта аламыз. кез-келген әрекетті орындау кезінде бағдарлама бойынша барлық диапазонды үнемі қайта есептеу құжаттағы жұмысты баяулатады.

   

   Әрине, шын мәнінде, нақты жұмыс ауқымы мен Excel үшін алшақтықтың арасындағы үлкен алшақтық өте сирек кездеседі, сондықтан біз түсінікті болу үшін көптеген жолдарды алдық. Дегенмен, кейде тіпті жұмыс аймағы парақтың бүкіл аумағы болып табылатын жағдайлар кездеседі.

3. Бұл мәселені шешу үшін парақтың бірінші босынан бастап аяғына дейінгі барлық жолдарды жою керек. Мұны істеу үшін кестенің астындағы бірінші ұяшықты таңдап, пернелер тіркесімін теріңіз Ctrl + Shift + Төмен көрсеткі.



4. Көріп отырғаныңыздай, осы бағаннан бастап кестенің соңына дейінгі бірінші бағанның барлық элементтері таңдалды. Содан кейін мазмұнды тышқанның оң батырмасымен нұқыңыз. Ашылатын контекстік мәзірде таңдаңыз Жою.

   

   Көптеген пайдаланушылар түймесін басу арқылы жоюға тырысады. Жою пернетақтада орналасқан, бірақ дұрыс емес. Бұл әрекет ұяшықтардың мазмұнын тазалайды, бірақ оларды өздері жоймайды. Сондықтан, біздің жағдайда бұл көмектеспейді.

5. Біз элементті таңдағаннан кейін «Жою ...» контекстік мәзірде ұяшықтарды жою үшін шағын терезе ашылады. Біз коммутаторды орнына орналастырдық «Сызық» түймесін басыңыз «Жарайды».



6. Таңдалған ауқымның барлық жолдары жойылды. Кітапты терезенің жоғарғы сол жақ бұрышындағы дискета белгішесін басу арқылы қайта сақтағаныңызға сенімді болыңыз.



7. Енді бұл бізге қалай көмектескенін көрейік. Кестенің кез-келген ұяшығын таңдап, сілтеме теріңіз Ctrl + End. Көріп отырғаныңыздай, Excel кестенің соңғы ұяшығын таңдады, яғни бұл парақтың жұмыс кеңістігінің соңғы элементі болып табылады.



8. Енді бөлімге өтіңіз «Толығырақ» қойындылар Файлбіздің құжаттың салмағы қаншалықты азайтылғанын білу үшін. Көріп отырғаныңыздай, қазір ол 32,5 КБ құрайды. Еске салайық, оңтайландыру процедурасына дейін оның мөлшері 56,5 Кб болған. Осылайша, ол 1,7 еседен астамға қысқарды. Бірақ бұл жағдайда басты жетістік - бұл тіпті файлдың салмағын азайту емес, бағдарлама қазір нақты пайдаланылмаған ауқымды қайта есептеуден босатылды, бұл құжатты өңдеу жылдамдығын айтарлықтай арттырады.

Егер кітапта сіз жұмыс істейтін бірнеше парақ болса, сіз олардың әрқайсысымен бірдей рәсімді жүргізуіңіз керек. Бұл құжат көлемін одан әрі азайтады.

2 әдіс: Пішімдеуді жою

Excel құжатын қиындататын тағы бір маңызды фактор - артық форматтау. Бұл әр түрлі шрифттерді, жиектерді, сандық форматтарды қолдануды қамтуы мүмкін, бірақ бірінші кезекте ұяшықтарды әртүрлі түстермен толтыруға қатысты. Сонымен, файлды қосымша пішімдеуден бұрын, ол сізге қажет пе, жоқ па, сіз бұл процедурасыз оңай жасай алатындығыңыз туралы ойлануыңыз керек.

Бұл әсіресе үлкен мөлшерде ақпараты бар кітаптарға қатысты. Кітапқа форматтауды қосу оның салмағын бірнеше есе арттыруы мүмкін. Сондықтан құжаттағы ақпараттың көрінуінің көрінісі мен файл өлшемі арасында орташа деңгей таңдау керек, форматтауды тек қажет жерде қолдану керек.

Салмақты пішімдеумен байланысты тағы бір фактор - кейбір пайдаланушылар ұяшықтарды артық толтыруды қалайды. Яғни, олар кестенің өзін ғана емес, оның астындағы диапазонды, кейде парақтың соңына дейін де өзгертеді, кестеге жаңа жолдар қосылған кезде, оларды қайта-қайта пішімдеудің қажеті болмайды.

Бірақ жаңа жолдардың қашан қосылатыны және қанша қосылатыны белгісіз, және дәл осындай алдын ала форматтау кезінде сіз дәл қазір файлды ауырлатасыз, бұл құжатпен жұмыс жылдамдығына теріс әсер етеді. Сондықтан, егер сіз кестеге кірмейтін бос ұяшықтарға пішімдеуді қолдансаңыз, оны алып тастау керек.

1. Ең алдымен, деректер ауқымының астында орналасқан барлық ұяшықтарды таңдау керек. Ол үшін тік координаттар тақтасындағы бірінші бос жолдың нөмірін нұқыңыз. Бүкіл жол бөлектелген. Осыдан кейін біз бұрыннан таныс жылдам перне тіркесімін қолданамыз Ctrl + Shift + Төмен көрсеткі.



2. Осыдан кейін кестедегі мәліметтермен толтырылған бөліктің астындағы жолдардың барлық диапазоны ерекшеленеді. Қойындыда болу «Үй» белгішесін нұқыңыз «Таза»құралдар тақтасындағы таспада орналасқан «Өңдеу». Шағын мәзір ашылады. Ондағы позицияны таңдаңыз «Таза форматтар».



3. Осы әрекеттен кейін пішімдеу таңдалған ауқымның барлық ұяшықтарында жойылады.



4. Осылайша, кестеде қажетсіз пішімдеуді алып тастауға болады. Ол үшін жеке ұяшықтарды немесе форматтауды аз пайдалы деп санайтын ауқымды таңдаңыз, батырманы басыңыз «Таза» таспада және тізімнен таңдаңыз «Таза форматтар».



5. Көріп отырғаныңыздай, кестенің таңдалған ауқымындағы пішімдеу толығымен жойылды.



6. Осыдан кейін, біз осы диапазонға өзіміз сәйкес деп санайтын кейбір форматтау элементтеріне ораламыз: жиектер, сандық форматтар және т.б.

Жоғарыда көрсетілген қадамдар Excel жұмыс кітабының көлемін едәуір азайтады және ондағы жұмысты тездетеді. Бірақ бастапқыда форматтауды кейінірек құжатты оңтайландыруға уақыт жұмсағаннан гөрі, қажет болған жағдайда ғана қолданған дұрыс.

Сабақ: Excel бағдарламасындағы кестелерді пішімдеу

3-әдіс: сілтемелерді жою

Кейбір құжаттарда мәндер алынатын сілтемелер өте көп. Бұл олардағы жұмыс жылдамдығын айтарлықтай төмендетуі мүмкін. Бұл шоуда басқа кітаптарға сыртқы сілтемелер ерекше әсер етеді, дегенмен ішкі сілтемелер өнімділікке кері әсерін тигізеді. Егер сілтеме алатын ақпарат үнемі жаңартылмаса, яғни ұяшықтардағы сілтеме мекен-жайларын қарапайым мәндермен алмастырған жөн. Бұл құжатпен жұмыс істеу жылдамдығын арттыруы мүмкін. Элементті таңдағаннан кейін сілтеме немесе мән формула жолағындағы белгілі бір ұяшықта екенін көре аласыз.

1. Сілтемелер бар ауданды таңдаңыз. Қойындыда болу «Үй»түймесін басыңыз Көшіру ол параметрлер тобындағы таспада орналасқан «Айырбас буфері».

   

   Сонымен қатар, ауқымды бөлгеннен кейін сіз жылдам перне тіркесімін пайдалануға болады Ctrl + C

2. Деректер көшірілгеннен кейін біз таңдауды аймақтан алып тастамаймыз, бірақ тышқанның оң батырмасымен нұқыңыз. Контекстік мәзір іске қосылды. Блокта Параметрлерді кірістіру белгішесін басу керек «Құндылықтар». Онда көрсетілген сандары бар белгіше түрінде болады.



3. Осыдан кейін таңдалған аймақтағы барлық сілтемелер статистикалық мәндерге ауыстырылады.

Есіңізде болсын, бұл Excel жұмыс кітабын оңтайландыру мүмкіндігі әрқашан қолайлы емес. Оны бастапқы көзден алынған деректер динамикалық болмаған кезде ғана қолдануға болады, яғни уақыт өте келе өзгермейді.

4-әдіс: форматты өзгерту

Файл өлшемін айтарлықтай азайтудың тағы бір әдісі - оның форматын өзгерту. Бұл әдіс, бәлкім, басқаларға қарағанда кітапты сығуға көмектеседі, бірақ жоғарыдағы опцияларды да бірге қолдану керек.

Excel-де бірнеше «жергілікті» файл пішімдері бар - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls форматы Excel 2003 және одан бұрынғы бағдарламалардың негізгі кеңейтімі болды. Бұл ескірген, бірақ соған қарамастан көптеген пайдаланушылар оны қолдануды жалғастыруда. Сонымен қатар, заманауи формат болмаған кезде, көптеген жылдар бұрын жасалған ескі файлдармен жұмыс істеуге қайта оралуға тура келеді. Excel құжаттарының кейінгі нұсқаларын өңдеуді білмейтін көптеген үшінші тарап бағдарламалары осы кеңейтіммен кітаптармен жұмыс жасайтындығын айтпағанда.

Айта кету керек, xls кеңейтімі бар кітап қазіргі уақытта xlsx пішіміндегі аналогынан әлдеқайда үлкен, оны қазіргі кезде Excel қолданады. Біріншіден, бұл xlsx файлдарының, іс жүзінде, қысылған архивтермен байланысты. Сондықтан, егер сіз xls кеңейтімін қолдансаңыз, бірақ кітаптың салмағын азайтуды қаласаңыз, мұны xlsx форматында қайта сақтау арқылы жасай аласыз.

1. Құжатты xls форматынан xlsx форматына түрлендіру үшін қойындыға өтіңіз Файл.



2. Ашылған терезеде бірден бөлімге назар аударыңыз «Толығырақ», онда қазіргі уақытта құжаттың салмағы 40 Кбайт екендігі көрсетілген. Әрі қарай, атауды нұқыңыз «Басқаша сақтау ...».



3. Сақтау терезесі ашылады. Егер сіз қаласаңыз, онда сіз жаңа каталогқа ауыса аласыз, бірақ көптеген пайдаланушылар үшін жаңа құжатты бастапқыда сақтаған ыңғайлы. Кітаптың атауын, қажет болса, «Файл атауы» өрісінде өзгертуге болады, бірақ бұл қажет емес. Бұл процедурадағы ең маңыздысы - өріске орнату Файл түрі мәні «Excel жұмыс кітабы (.xlsx)». Осыдан кейін сіз батырманы басуға болады «Жарайды» терезенің төменгі жағында.



4. Үнемдеу аяқталғаннан кейін бөлімге көшейік «Толығырақ» қойындылар Файлсалмақтың қаншалықты төмендегенін көру үшін. Көріп отырғаныңыздай, қазір 13,5 КБ айырбастау рәсіміне дейін 40 КБ-қа тең. Яғни, оны заманауи форматта сақтау кітапты үш есе қысқартуға мүмкіндік берді.

Сонымен қатар, Excel-де xlsb форматындағы заманауи немесе екілік кітап бар. Онда құжат екілік кодта сақталады. Бұл файлдар xlsx форматындағы кітаптардан да аз. Сонымен қатар, олар жазылған тіл Excel бағдарламасына жақын. Сондықтан, ол кез-келген кеңейтуге қарағанда мұндай кітаптармен тезірек жұмыс істейді. Сонымен бірге функционалдылық және әртүрлі құралдарды (форматтау, функциялар, графика және т.б.) пайдалану мүмкіндіктері тұрғысынан көрсетілген форматтағы кітаб xlsx форматынан еш кем түспейді және xls форматынан асып түспейді.

Xlsb-нің Excel бағдарламасында әдепкі пішімге айналмауының басты себебі - үшінші тарап бағдарламалары онымен жұмыс істемеуі. Мысалы, егер ақпаратты Excel-ден 1С-ке экспорттау қажет болса, мұны xlsx немесе xls құжаттарымен жасауға болады, бірақ xlsb-мен емес. Бірақ, егер сіз қандай-да бір үшінші тарап бағдарламасына деректерді беруді жоспарламасаңыз, құжатты xlsb форматында қауіпсіз сақтай аласыз. Бұл құжат көлемін азайтуға және ондағы жұмыс жылдамдығын арттыруға мүмкіндік береді.

Файлды xlsb кеңейтімінде сақтау процедурасы xlsx кеңейту үшін жасаған ісімізге ұқсас. Қойындыда Файл элементті нұқыңыз «Басқаша сақтау ...». Ашылған сақтау терезесінде, өрісте Файл түрі опцияны таңдау керек «Excel екілік жұмыс кітабы (* .xlsb)». Содан кейін түймесін басыңыз Сақтау.

Бөлімдегі құжаттың салмағын қарастырамыз «Толығырақ». Көріп отырғаныңыздай, ол одан да төмендеді және қазір тек 11,6 КБ құрайды.

Жалпы нәтижелерді қорытындылай келе, егер сіз xls форматындағы файлмен жұмыс жасасаңыз, онда оның көлемін азайтудың тиімді әдісі - оны xlsx немесе xlsb форматтарында сақтау деп айтуға болады. Егер сіз файлды кеңейту деректерін бұрыннан қолдансаңыз, олардың салмағын азайту үшін жұмыс кеңістігін дұрыс конфигурациялау, артық форматтауды және қажетсіз сілтемелерді жою керек. Егер сіз барлық осы әрекеттерді кешенде орындасаңыз және сіз тек бір ғана опциямен шектелмесеңіз, сіз үлкен пайда аласыз.