Ірі жобаларды әзірлеу кезінде көбінесе бір қызметкердің күші жеткіліксіз болады. Мұндай жұмысқа барлық мамандар тобы тартылған. Әрине, олардың әрқайсысында бірлескен жұмыстың объектісі болып табылатын құжатқа қол жеткізу керек. Осыған байланысты бір уақытта ұжымдық қол жетімділікті қамтамасыз ету мәселесі өте өзекті болып отыр. Excel-де оны қамтамасыз ете алатын құралдар бар. Бір қолданушының бір уақытта бір уақытта жұмыс істеуі жағдайында Excel қосымшасының нюанстарын түсінейік.
Топтық жұмыс процесі
Excel файлға жалпы қол жетімділікті қамтамасыз етіп қана қоймай, сонымен бірге бір кітаппен ынтымақтастық барысында пайда болатын басқа мәселелерді шеше алады. Мысалы, қолданбалы құралдар әртүрлі қатысушылар енгізген өзгерістерді бақылауға, сонымен қатар оларды мақұлдауға немесе қабылдамауға мүмкіндік береді. Осыған ұқсас тапсырмаға тап болған пайдаланушыларға бағдарламаның не ұсына алатындығын білеміз.
Бөлісу
Бірақ біз бәрімізді файлды қалай бөлісуге болатындығын білуден бастаймыз. Ең алдымен, ынтымақтастық режимін кітаппен қосу процедурасы серверде емес, тек жергілікті компьютерде жүзеге асырылатындығын айту керек. Сондықтан, егер құжат серверде сақталса, онда, ең алдымен, оны жергілікті компьютерге беру керек және онда төменде сипатталған барлық әрекеттер орындалуы керек.
- Кітап жасалғаннан кейін қойындыға өтіңіз «Шолу» түймесін басыңыз «Кітапқа қол жетімділік»ол құралдар блогында орналасқан «Өзгерту».
- Содан кейін файлға қатынасты басқару терезесі іске қосылады. Ондағы параметрдің жанындағы құсбелгіні қойыңыз. «Бірнеше пайдаланушыларға кітапты бір уақытта өңдеуге рұқсат беру». Одан кейін түймесін басыңыз «Жарайды» терезенің төменгі жағында.
- Диалогтық терезе пайда болады, онда сізге өзгертулер енгізіліп, файлды сақтау ұсынылады. Түймесін басыңыз «Жарайды».
Жоғарыда аталған қадамдардан кейін файлды әр түрлі құрылғылардан және әр түрлі пайдаланушы жазбаларынан ортақ пайдалану ашық болады. Мұны кітаптың тақырыбынан кейін терезенің жоғарғы бөлігінде қол жетімділік режимінің атауы көрсетілгенімен көрсетеді - «Жалпы». Енді файлды қайтадан серверге беруге болады.
Параметрлерді орнату
Сонымен қатар, файлдарға қол жеткізу терезесінде бір уақытта жұмыс параметрлерін теңшеуге болады. Сіз оны ынтымақтастық режимін қосқан кезде бірден жасай аласыз немесе параметрлерді сәл кейінірек өңдей аласыз. Бірақ, әрине, оларды файлмен жалпы жұмысты үйлестіретін негізгі пайдаланушы ғана басқара алады.
- Қойындыға өтіңіз «Толығырақ».
- Мұнда сіз өзгертулер журналын сақтау керектігін, егер солай болса, қай уақытта (әдепкіде 30 күнді қосасыз) көрсете аласыз.
Сондай-ақ, ол өзгертулерді қалай жаңарту керектігін анықтайды: кітап сақталған кезде (әдепкі бойынша) немесе белгілі бір уақыт өткеннен кейін.
Өте маңызды параметр - бұл элемент «Қарама-қайшылықты өзгерістер үшін». Бұл бірнеше ұяшықта бір уақытта бір ұяшықты өңдейтін болса, бағдарламаның қалай әрекет ететінін көрсетеді. Әдетте, тұрақты сұрау салынады, жоба қатысушыларының қайсысының әрекеті артықшылыққа ие. Бірақ сіз тұрақты жағдайды енгізе аласыз, бұл жағдайда бірінші кезекте өзгерісті сақтай алатын басымдылық болады.
Сонымен қатар, қаласаңыз, сәйкес элементтерді алып тастау арқылы жеке көріністен басып шығару параметрлері мен сүзгілерді өшіруге болады.
Осыдан кейін, батырманы басу арқылы енгізілген өзгерістерді ұмытпаңыз «Жарайды».
Ортақ файлды ашу
Ортақ пайдалану қосылған файлды ашудың кейбір мүмкіндіктері бар.
- Excel бағдарламасын іске қосыңыз және қойындыға өтіңіз Файл. Одан кейін түймесін басыңыз «Ашық».
- Кітаптың ашық терезесі басталады. Кітап орналасқан сервердің немесе компьютердің қатты дискісіне өтіңіз. Оның атын таңдап, түймесін басыңыз «Ашық».
- Жалпы кітап ашылады. Енді, егер қаласаңыз, журналдағы файл өзгертулерінің атын өзгерте аламыз. Қойындыға өтіңіз Файл. Келесі бөлімге көшеміз «Опциялар».
- Бөлімде «Жалпы» параметрлер блогы бар «Microsoft Office дербестендіру». Далада «Қолданушының аты» Тіркелгіңіздің атын кез келген басқаға өзгерте аласыз. Барлық параметрлер аяқталғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
Енді сіз құжатпен жұмыс істей бастай аласыз.
Мүшенің әрекеттерін қарау
Ынтымақтастық топтың барлық мүшелерінің әрекеттерін тұрақты бақылауды және үйлестіруді қамтамасыз етеді.
- Кітаппен жұмыс жасау кезінде қойындыда тұрған белгілі бір қолданушының әрекеттерін көру «Шолу» түймесін басыңыз Түзетулерол құралдар тобында «Өзгерту» таспада. Ашылған мәзірде түймесін басыңыз Түзетулерді бөлектеңіз.
- Патчтарды қарау терезесі ашылады. Әдетте, кітап ортақ болғаннан кейін, түзетулерді бақылау автоматты түрде қосылады, бұны сәйкес элементтің жанындағы құсбелгі растайды.
Барлық өзгерістер жазылады, бірақ экранда әдепкі бойынша олар құжатты пайдаланушылардың бірі соңғы рет сақтаған кезден бастап, олардың жоғарғы сол жақ бұрышындағы ұяшықтардың түсті белгілері ретінде көрінеді. Сонымен қатар, барлық пайдаланушылардың парақтың барлық шеңберіндегі түзетулер ескеріледі. Әр қатысушының әрекеттері бөлек түспен белгіленген.
Белгіленген ұяшыққа апарсаңыз, тиісті әрекет кім және қашан жасалғанын көрсететін жазба ашылады.
- Түзетулерді көрсету ережелерін өзгерту үшін біз параметрлер терезесіне ораламыз. Алаңда «Уақыт бойынша» Түзетулерді қарау кезеңін таңдау үшін келесі параметрлер бар:
- соңғы сақтау кезінен бастап көрсету;
- мәліметтер базасында сақталатын барлық түзетулер;
- әлі қаралмаған;
- көрсетілген күннен басталады.
Алаңда «Пайдаланушы» сіз түзетулері көрсетілетін нақты қатысушыны таңдай аласыз немесе өзіңізден басқа барлық пайдаланушылардың әрекеттерінен көрініс қалдыра аласыз.
Алаңда «Ауқымда», сіз парақта белгілі бір диапазонды көрсете аласыз, ол сіздің командаңыздың экранда көрсетілетін әрекеттерін ескереді.
Сонымен қатар, жекелеген элементтердің жанындағы ұяшықтарды белгілеу арқылы сіз экрандағы бөлектеу түзетулерін қосуға немесе өшіруге және өзгертулерді бөлек парақта көрсетуге болады. Барлық параметрлер орнатылғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
- Осыдан кейін қатысушылардың әрекеттері параққа енгізілген параметрлерді ескере отырып көрсетіледі.
Пайдаланушыға шолу
Негізгі пайдаланушының басқа қатысушылардың түзетулерін қолдануға немесе қабылдамауға мүмкіндігі бар. Бұл үшін келесі қадамдар қажет.
- Қойындыда болу «Шолу»түймесін басыңыз Түзетулер. Элементті таңдаңыз Түзетулерді қабылдау / қабылдамау.
- Содан кейін патчтарды қарау терезесі ашылады. Онда сіз біз қабылдағымыз немесе қабылдамайтын өзгерістерді таңдау үшін параметрлерді жасауыңыз керек. Бұл терезедегі операциялар біз алдыңғы бөлімде қарастырған тип бойынша орындалады. Параметрлерді орнатқаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
- Келесі терезеде біз бұрын таңдалған параметрлерге сәйкес келетін барлық түзетулер көрсетіледі. Әрекеттер тізіміндегі белгілі бір түзетуді атап өтіп, тізім астындағы терезенің төменгі жағында орналасқан тиісті батырманы басқаннан кейін сіз бұл тармақты қабылдай аласыз немесе одан бас тарта аласыз. Сондай-ақ, барлық осы операцияларды топтық қабылдау немесе қабылдамау мүмкіндігі бар.
Пайдаланушыны жою
Жеке пайдаланушыны жою қажет кездер болады. Бұл оның жобаны тастағандығымен және тек техникалық себептермен байланысты болуы мүмкін, мысалы, егер шот дұрыс енгізілмеген болса немесе қатысушы басқа құрылғыдан жұмыс істей бастаса. Excel-де мұндай мүмкіндік бар.
- Қойындыға өтіңіз «Шолу». Блокта «Өзгерту» таспада батырманы шертіңіз «Кітапқа қол жетімділік».
- Таныс файлға қатынасты басқару терезесі ашылады. Қойындыда Өңдеу Бұл кітаппен жұмыс жасайтын барлық пайдаланушылардың тізімі бар. Жойғыңыз келетін адамның атын таңдаңыз және түймесін басыңыз Жою.
- Осыдан кейін диалог терезесі ашылады, онда егер қатысушы осы уақытта кітапты өңдеп жатқан болса, оның барлық әрекеттері сақталмайды. Егер сіз өз шешіміңізге сенімді болсаңыз, онда түймесін басыңыз «Жарайды».
Пайдаланушы жойылады.
Кітаптың жалпы шектеулері
Өкінішке орай, Excel бағдарламасындағы файлмен бір уақытта жұмыс істеу бірқатар шектеулерді қарастырады. Ортақ файлда негізгі қатысушыны қосқанда ешбір қолданушы келесі әрекеттерді орындай алмайды:
- Сценарийлерді құру немесе өзгерту;
- Кестелер құру
- Бөлектеу немесе біріктіру;
- XML деректерімен манипуляция жасаңыз
- Жаңа кестелер құру;
- Парақтарды жою;
- Шартты форматтауды және басқа әрекеттерді орындаңыз.
Көріп отырғаныңыздай, шектеулер айтарлықтай маңызды. Егер сіз, мысалы, XML деректерімен жұмыс істей алмайтын болсаңыз, онда кестелер жасамай-ақ, Excel бағдарламасында жұмыс істей алмайсыз. Егер сізге жаңа кесте құру, ұяшықтарды біріктіру немесе жоғарыдағы тізімнен басқа әрекеттерді орындау қажет болса, не істеу керек? Шешім бар және бұл өте қарапайым: сіз құжат алмасуды уақытша өшіріп, қажетті өзгертулер енгізіп, одан кейін ынтымақтастық мүмкіндігін қайтадан қосуыңыз керек.
Бөлісуді өшіру
Жоба бойынша жұмыс аяқталғаннан кейін немесе файлға өзгертулер енгізу қажет болса, алдыңғы бөлімде біз айтқан болатын, сіз ынтымақтастық режимін өшіруіңіз керек.
- Біріншіден, барлық қатысушылар өзгерістерді сақтап, файлдан шығуы керек. Құжатпен жұмыс істеу үшін тек негізгі пайдаланушы қалады.
- Егер сізге ортақ қатынасты жойғаннан кейін операциялар журналын сақтау керек болса, онда қойындыда болу керек «Шолу»түймесін басыңыз Түзетулер таспада. Ашылатын мәзірде таңдаңыз «Түзетулерді бөлектеңіз ...».
- Патчтарды бөлектеу терезесі ашылады. Мұндағы параметрлер келесідей реттелуі керек. Алаңда «Уақытында» параметрді орнатыңыз «Барлығы». Қарама-қарсы өріс атаулары «Пайдаланушы» және «Ауқымда» құсбелгіні алу керек. Ұқсас процедура параметрмен орындалуы керек «Экрандағы түзетулерді бөлектеу». Бірақ параметрге қарама-қарсы «Жеке параққа өзгертулер енгізу»керісінше, кене белгілеу керек. Жоғарыда аталған барлық манипуляциялар аяқталғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды».
- Осыдан кейін бағдарлама аталатын жаңа парақты қалыптастырады Журнал, бұл файлды кесте түрінде редакциялауға қатысты барлық ақпарат болады.
- Енді бөлісуді тікелей өшіру қалады. Мұны істеу үшін, қойындыда орналасқан «Шолу», біз білетін түймені басыңыз «Кітапқа қол жетімділік».
- Бөлісуді басқару терезесі басталады. Қойындыға өтіңіз Өңдеуегер терезе басқа қойындыда іске қосылса. Элементті алып тастаңыз «Файлды бір уақытта өзгертуге рұқсат беру». Өзгерістерді түзету үшін батырманы басыңыз «Жарайды».
- Диалогтық терезе ашылады, онда осы әрекетті орындау құжатты бөлісуге мүмкіндік бермейді. Егер сіз қабылданған шешімге нық сенімді болсаңыз, онда түймесін басыңыз Иә.
Жоғарыда аталған қадамдардан кейін файлды бөлісу жабылады және патчтар журналы тазаланады. Бұрын орындалған операциялар туралы ақпаратты енді кесте түрінде тек парақта көруге болады Журналегер осы ақпаратты сақтау бойынша тиісті іс-шаралар бұрын жүргізілген болса.
Көріп отырғаныңыздай, Excel бағдарламасы файлды ортақ пайдалануға және онымен бір уақытта жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Сонымен қатар, арнайы құралдарды пайдаланып, жұмыс тобының жеке мүшелерінің әрекеттерін бақылауға болады. Бұл режимде әлі де бірқатар функционалды шектеулер бар, бірақ оларды ортақ қол жетімділікті уақытша ажырату және қалыпты жұмыс жағдайында қажетті әрекеттерді орындау арқылы бұзуға болады.
