Outlook электрондық пошта клиенті ыңғайлы болу үшін пайдаланушыларға кіріс хабарларына автоматты түрде жауап беру мүмкіндігін ұсынады. Егер сіз кіретін хаттарға бірдей жауап жібергіңіз келсе, бұл пошта арқылы жұмысты айтарлықтай жеңілдетеді. Сонымен қатар, авто жауап барлық кіретіндер үшін және таңдамалы түрде теңшелуі мүмкін.
Егер сіз дәл осыған ұқсас мәселеге тап болсаңыз, онда бұл нұсқаулық сізге поштамен жұмысты жеңілдетуге көмектеседі.
Сонымен, 2010 жылы автоматты жауапты күйге келтіру үшін шаблон жасап, сәйкес ережені конфигурациялау қажет.
Авто жауаптар шаблонын жасаңыз
Бәрінен бастайық - біз жауап ретінде алушыларға жіберілетін хат шаблонын дайындаймыз.
Алдымен жаңа хабарлама жасаңыз. Ол үшін «Үй» қойындысындағы «Хабарлама жасау» түймесін басыңыз.
Мәтінді осы жерге енгізіп, қажет болса, форматтаңыз. Бұл мәтін жауап хабарламасында қолданылады.
Енді мәтінмен жұмыс аяқталғаннан кейін «Файл» мәзіріне өтіп, сол жерде «Басқаша сақтау» командасын таңдаңыз.
Элементті сақтау терезесінде «Файл түрі» тізімінен «Outlook шаблонын» таңдаңыз және біздің шаблонның атын енгізіңіз. Енді «Сақтау» түймесін басу арқылы үнемдеуді растаңыз. Енді хабарламаның жаңа терезесін жабуға болады.
Бұл автоматты жауап шаблонын жасауды аяқтайды және сіз ережені теңшеуге кірісе аласыз.
Кіріс хабарламаларға автоматты түрде жауап беру ережесін жасаңыз
Жаңа ережені жылдам жасау үшін негізгі Outlook терезесіндегі «Негізгі» қойындысына өтіп, Жылжыту тобында «Ережелер» түймесін басыңыз, содан кейін «Ережелер мен хабарландыруларды басқару» тармағын таңдаңыз.
Мұнда біз «Жаңа ...» түймесін басып, жаңа ереже жасау үшін шеберге барамыз.
«Бос ережеден бастаңыз» бөлімінде «Ережені мен алған хабарламаларға қолдану» тармағын нұқыңыз және «Келесі» түймесін басу арқылы келесі қадамға өтіңіз.
Бұл кезеңде, әдетте, ешқандай шартты таңдау қажет емес. Алайда, егер сіз барлық келген хаттарға жауап беруді теңшеуіңіз керек болса, олардың құсбелгілерін қою арқылы қажетті шарттарды таңдаңыз.
Әрі қарай, тиісті түймені басу арқылы келесі қадамға өтіңіз.
Егер сіз ешқандай шартты таңдамаған болсаңыз, онда Outlook сізге арнайы ереже барлық кіріс электрондық пошталарға қолданылатыны туралы ескертеді. Қажет болған жағдайда біз «Иә» түймесін басу арқылы немесе «Жоқ» түймесін басып, шарттарды теңшейміз.
Бұл қадамда біз хабармен әрекетті таңдаймыз. Кіретін хабарларға автоматты түрде жауап беруді теңшегендіктен, «көрсетілген шаблонды пайдаланып жауап беру» құсбелгісін қойамыз.
Терезенің төменгі жағында қалаған шаблонды таңдау керек. Ол үшін «Белгіленген шаблон» сілтемесін нұқып, үлгіні өзі таңдауға өтіңіз.
Егер хабарлама шаблонын құру кезеңінде сіз жолды өзгертпесеңіз және әдепкі бойынша бәрін қалдырсаңыз, онда бұл терезеде «Файл жүйесіндегі шаблондарды» таңдау жеткілікті, ал құрылған шаблон тізімде көрсетіледі. Әйтпесе, сіз «Шолу» түймесін басып, хабарлама үлгісімен файлды сақтаған қалтаны ашуыңыз керек.
Егер қалаған әрекет тексеріліп, шаблонмен файл таңдалса, келесі қадамға өтуіңізге болады.
Ерекшеліктерді осы жерде конфигурациялауға болады. Яғни, авто жауап жұмыс істемейтін жағдайлар. Қажет болса, содан кейін қажетті шарттарды таңдап, оларды теңшеңіз. Егер сіздің автоматты жауап беру ережеңізде ерекше жағдайлар болмаса, онда «Келесі» түймесін басу арқылы соңғы қадамға өтіңіз.
Шындығында, мұнда ештеңені конфигурациялаудың қажеті жоқ, сондықтан сіз «Аяқтау» батырмасын бірден басуға болады.
Енді, конфигурацияланған жағдайларға және ерекше жағдайларға байланысты, Outlook кіріс хаттарға жауап ретінде шаблонды жібереді. Дегенмен, ережелер шебері сессия кезінде әр алушыға тек бір реттік автоматты жауап береді.
Яғни, сіз Outlook бағдарламасын іске қосқан кезде сессия басталады. Бағдарламадан шыққан кезде аяқталады. Осылайша, Outlook жұмыс істеп тұрған кезде бірнеше хабарлама жіберген алушыға ешқандай жауап болмайды. Сессия барысында Outlook бағдарламасы автоматты түрде жауап жіберілген пайдаланушылардың тізімін жасайды, бұл қайта жіберуді болдырмайды. Бірақ, егер сіз Outlook бағдарламасын жауып, қайтадан енгізсеңіз, онда бұл тізім қалпына келтіріледі.
Кіріс хабарларға автоматты түрде жауап беруді өшіру үшін «Ережелер мен хабарландыруларды басқару» терезесіндегі авто-жауап ережесін алып тастаңыз.
Осы нұсқаулықты пайдаланып, Outlook 2013 және одан кейінгі нұсқаларында Авто жауап беруді орнатуға болады.
