Кестелердегі мәліметтердің үлкен массивімен жұмыс істеудің ыңғайлылығы үшін оларды әрқашан белгілі бір критерий бойынша тапсырыс беру керек. Сонымен қатар, нақты мақсаттарды орындау үшін кейде барлық мәліметтер массиві қажет емес, тек жеке жолдар ғана қажет. Сондықтан, ақпараттың көптігінде шатасып қалмас үшін, ұтымды шешім - деректерді ұйымдастырып, оны басқа нәтижелерден сүзіп алу. Microsoft Excel-де деректердің қалай сұрыпталғанын және сүзілгенін білейік.
Деректерді оңай сұрыптау
Сұрыптау - Microsoft Excel-де жұмыс істеу кезіндегі ең ыңғайлы құралдардың бірі. Оны пайдалану арқылы баған ұяшықтарындағы мәліметтерге сәйкес кесте жолдарын алфавиттік ретпен орналастыруға болады.
Microsoft Excel-де деректерді сұрыптауды «Өңдеу» құралдар тақтасындағы таспадағы «Үй» қойындысында орналасқан «Сұрыптау және сүзу» батырмасы арқылы жасауға болады. Бірақ, алдымен сұрыптайтын бағанның кез келген ұяшығын басу керек.
Мысалы, төмендегі кестеде қызметкерлерді алфавит бойынша сұрыптау керек. Біз «Атауы» бағанының кез-келген ұяшығына кіріп, «Сұрыптау және сүзу» түймесін басамыз. Аттарды алфавит бойынша сұрыптау үшін, пайда болған тізімнен «А-дан Я-ға дейін» таңдаңыз.
Көріп отырғаныңыздай, кестеде барлық мәліметтер атаулардың алфавиттік тізіміне сәйкес орналастырылған.
Кері ретпен сұрыптау үшін сол мәзірден Z-дан А-ға дейін сұрыптау түймесін таңдаңыз. «
Тізім кері ретпен өзгертілді.
Айта кету керек, бұл сұрыптау тек мәтіндік деректер форматында көрсетілген. Мысалы, сандық форматта сұрыптау «Минимумнан максимумға дейін» (және керісінше) көрсетіледі, ал күн форматы үшін «ескіден жаңаға» (және керісінше) сұрыптау көрсетілген.
Жеке сұрыптау
Көріп отырғаныңыздай, бір мән бойынша сұрыптаудың көрсетілген түрлерімен, сол адамның аты-жөні көрсетілген мәліметтер ауқымда еркін тәртіппен орналастырылған.
Бірақ біз атауларды алфавит бойынша сұрыптағымыз келсе, бірақ мысалы, аты сәйкес келсе, деректердің күні бойынша реттелгеніне көз жеткізіңіз? Мұны істеу үшін, сондай-ақ басқа да мүмкіндіктерді пайдалану үшін, барлығы бірдей «Сұрыптау және сүзу» мәзірінде «Таңдамалы сұрыптау ...» бөліміне өту керек.
Осыдан кейін сұрыптау параметрлері терезесі ашылады. Егер сіздің кестеде тақырыптар болса, осы терезеде «Менің деректерімде тақырыптар бар» опциясының жанына құсбелгі қойылуы керек екенін ескеріңіз.
«Баған» өрісінде сұрыптау жүргізілетін бағанның атын көрсетіңіз. Біздің жағдайда, бұл «Атау» бағанасы. «Сұрыптау» өрісі мазмұнның қай түрі сұрыпталатынын көрсетеді. Төрт нұсқа бар:
- Құндылықтар;
- Жасушаның түсі;
- Қаріп түсі;
- Ұяшық белгішесі.
Бірақ, көп жағдайда «құндылықтар» тармағы қолданылады. Ол әдепкі бойынша орнатылады. Біздің жағдайда біз осы нақты элементті де қолданамыз.
«Тапсырыс» бағанында біз мәліметтердің қандай ретпен орналастырылатынын көрсетуіміз керек: «А-дан Я-ға» немесе керісінше. «А-дан Я-ға» мәнін таңдаңыз.
Сонымен, сұрыптауды бағандардың біріне орнаттық. Сұрыптауды басқа баған бойынша реттеу үшін «Деңгейді қосу» түймесін басыңыз.
Басқа баған бойынша сұрыптау үшін толтырылуы керек басқа өрістер жиынтығы пайда болады. Біздің жағдайда, «Күні» бағанында. Бұл ұяшықтарда күн пішімі орнатылғандықтан, «Тапсырыс» өрісінде «А-дан Я-ға» емес, «Ескісінен жаңаға» немесе «Жаңадан ескісіне» мәндерін орнатпаймыз.
Осылайша, осы терезеде қажет болған жағдайда басқа баған бойынша сұрыптауды басымдылығы бойынша конфигурациялауға болады. Барлық параметрлер аяқталғаннан кейін «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, қазір біздің кестеде барлық мәліметтер, ең алдымен, қызметкердің аты-жөні, содан кейін төлем мерзімі бойынша сұрыпталған.
Бірақ бұл сұрыптаудың барлық мүмкіндіктері емес. Қажет болса, осы терезеде сұрыптауды бағандар бойынша емес, жолдар бойынша теңшеуге болады. Ол үшін «Опциялар» түймесін басыңыз.
Ашылған сұрыптау параметрлері терезесінде ауыстырғышты «Range Lines» позициясынан «Range Columns» позициясына ауыстырыңыз. «Жарайды» түймесін басыңыз.
Енді, алдыңғы мысалға ұқсас, сұрыптау үшін деректерді енгізуге болады. Деректерді енгізіп, «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, осыдан кейін бағандар енгізілген параметрлерге сәйкес ауыстырылады.
Әрине, мысал ретінде алынған біздің кесте үшін бағандардың орнын өзгерте отырып сұрыптауды қолдану аса пайдалы емес, бірақ кейбір басқа кестелер үшін мұндай сұрыптау өте орынды болуы мүмкін.
Сүзгі
Сонымен қатар, Microsoft Excel-де деректерді сүзу функциясы бар. Бұл сізге қажет деп санайтын деректерді ғана қалдырып, қалғандарын жасыруға мүмкіндік береді. Қажет болса, жасырын деректер әрдайым көрінетін режимге қайтарылуы мүмкін.
Бұл функцияны қолдану үшін біз кестенің кез-келген ұяшығында тұрамыз (және үстіңгі деректемеде), тағы да «Өңдеу» құралдар тақтасындағы «Сұрыптау және сүзу» батырмасын шертіңіз. Бірақ, бұл жолы пайда болатын мәзірден «Сүзгі» тармағын таңдаңыз. Бұл әрекеттің орнына Ctrl + Shift + L пернелер тіркесімін басуға болады.
Көріп отырғаныңыздай, барлық бағандардың аттары бар ұяшықтарда төртбұрыш төңкеріліп жазылған төртбұрыш түрінде белгі пайда болды.
Біз бағандағы осы белгішені нұқып, сүзгіден өткіземіз. Біздің жағдайда біз атау бойынша сүзгілеуді шештік. Мысалы, бізде деректерді тек Николаевтың қызметкері үшін қалдыру керек. Сондықтан, барлық басқа қызметкерлердің аттарын алыңыз.
Процедура аяқталғаннан кейін «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, кестеде тек қызметкер Николаевтың аты жазылған жолдар қалды.
Тапсырманы күрделендіріп, кестеде тек Николаевқа қатысты мәліметтерді 2016 жылдың III тоқсанына қалдырайық. Ол үшін «Күн» ұяшығындағы белгішені нұқыңыз. Ашылған тізімде «мамыр», «маусым» және «қазан» айларын алып тастаңыз, өйткені олар үшінші тоқсанға жатпайды және «ОК» түймесін басыңыз.
Көріп отырғаныңыздай, бізге қажетті деректер ғана қалады.
Белгілі бір баған бойынша сүзгіні алып тастап, жасырын деректерді көрсету үшін ұяшықта орналасқан бағанның атауын қайтадан басыңыз. Ашылған мәзірде «Сүзгіні алып тастау ...» тармағын таңдаңыз.
Егер сіз сүзгіні кестеге сәйкес тұтастай қалпына келтіргіңіз келсе, онда таспадағы «Сұрыптау және сүзу» түймесін басып, «Тазалау» таңдау керек.
Егер сіз сүзгіні толығымен алып тастауыңыз керек болса, оны іске қосқан кезде сол мәзірде «Сүзгі» тармағын таңдауыңыз керек немесе Ctrl + Shift + L пернелер тіркесімін теріңіз.
Сонымен қатар, «Сүзгі» функциясын қосқаннан кейін, кесте тақырыбының ұяшықтарындағы сәйкес белгішені нұқыған кезде, жоғарыда айтылған сұрыптау функциялары пайда болатын мәзірде пайда болады: «А-дан Я-ға дейін». , Z-тен А-ға дейін және түсі бойынша сұрыптаңыз.
Сабақ: Microsoft Excel бағдарламасында автофильтрді қалай қолдану керек
Ақылды үстел
Сұрыптау мен сүзгілеуді сіз жұмыс істейтін деректер аймағын «ақылды кесте» деп атай отырып қосуға болады.
Ақылды кестені құрудың екі әдісі бар. Олардың біріншісін пайдалану үшін кестенің барлық аймағын таңдап, «Үй» қойындысында «Кестеге пішімдеу» таспасындағы батырманы басыңыз. Бұл батырма «Стильдер» құралдар блогында орналасқан.
Әрі қарай, ашылатын тізімнен сізге ұнайтын стильдердің біреуін таңдаңыз. Таңдау кестенің жұмысына әсер етпейді.
Осыдан кейін, кестенің координаттарын өзгертуге болатын тілқатысу терезесі ашылады. Бірақ, егер сіз бұрын аумақты дұрыс таңдаған болсаңыз, онда басқа ештеңе жасамау керек. Ең бастысы, «тақырыптары бар кесте» параметрінің жанында құсбелгі қойылғанын ескеру керек. Әрі қарай, «ОК» түймесін басыңыз.
Егер сіз екінші әдісті қолдануды шешсеңіз, онда кестенің барлық аймағын таңдауыңыз керек, бірақ бұл жолы «Кірістіру» қосымша бетіне өтіңіз. Осы жерден Кестелер құралдар тақтасындағы таспада Кесте батырмасын басыңыз.
Осыдан кейін, соңғы рет, кестенің координаттарын реттеуге болатын терезе ашылады. «Жарайды» түймесін басыңыз.
«Ақылды кесте» құру кезінде оны қалай қолданғаныңызға қарамастан, сіз жоғарыда сипатталған сүзгі белгішелері орнатылатын үстіңгі деректемедегі ұяшықтардағы кестемен аяқталасыз.
Осы белгішені нұқыған кезде, «Сұрыптау және сүзу» батырмасы арқылы сүзгіні стандартты түрде бастағанда функциялардың бәрі қол жетімді болады.
Сабақ: Microsoft Excel бағдарламасында кестені қалай құруға болады
Көріп отырғаныңыздай, сұрыптау және сүзу құралдары дұрыс қолданылса, пайдаланушыларға кестелермен жұмыс істеуге айтарлықтай жеңілдетеді. Егер кестеде деректер массиві өте үлкен болса, оларды қолдану мәселесі өте өзекті болады.
