Ашылмалы тізімдерді құру кестелерді толтыру кезінде опцияны таңдауда уақытты үнемдеп қана қоймайды, сонымен қатар қате мәліметтерді қате енгізуден сақтайды. Бұл өте ыңғайлы және практикалық құрал. Оны Excel бағдарламасында қалай активтендіруге болатынын және оны қалай пайдалану керектігін, сонымен бірге онымен жұмыс жасаудың басқа да нюанстарын білейік.
Төмендету тізімдерін қолдану
Ашылмалы немесе олар айтқандай, ашылмалы тізімдер кестелерде жиі қолданылады. Олардың көмегімен сіз кесте массивіне енгізілген шамалардың ауқымын шектей аласыз. Олар сізге алдын-ала дайындалған тізімнен мәндерді енгізуді таңдауға мүмкіндік береді. Бұл бір уақытта деректерді енгізу процедурасын жылдамдатады және қателерден қорғайды.
Құру тәртібі
Ең алдымен, ашылмалы тізімді қалай құруға болатынын анықтайық. Мұны істеудің ең оңай жолы - аталатын құрал Деректерді тексеру.
- Ұяшықтарда ашылмалы тізімді орналастыру жоспарланған кесте массивінің бағанын таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер» түймесін басыңыз Деректерді тексеру. Ол блокта лентада орналасқан. «Деректермен жұмыс».
- Құрал терезесі басталады Мәндерді тексеру. Бөлімге өтіңіз «Опциялар». Облыста «Деректер түрі» тізімнен опцияны таңдаңыз Тізім. Осыдан кейін біз алаңға көшеміз «Дереккөз». Мұнда тізімде пайдалануға арналған элементтер тобын көрсету керек. Бұл атауларды қолмен енгізуге болады немесе егер олар басқа жерде Excel құжатына орналастырылған болса, сіз оларға сілтеме көрсете аласыз.
Егер қолмен енгізу таңдалса, онда тізімдегі әрбір тармақты үтірмен үтір арқылы енгізу керек (;).
Егер сіз қолданыстағы кесте массивінен деректерді алғыңыз келсе, онда ол орналасқан параққа баруыңыз керек (егер ол басқаға қойылса), курсорды сол жерге қойыңыз «Дереккөз» деректерді тексеру терезесін ашып, тізім орналасқан ұяшықтар массивін таңдаңыз. Әрбір жеке ұяшықтың жеке тізім элементі болуы маңызды. Осыдан кейін көрсетілген ауқымның координаттары облыста көрсетілуі керек «Дереккөз».
Байланысты орнатудың тағы бір нұсқасы - атаулар тізімімен массив тағайындау. Деректер мәндері көрсетілген ауқымды таңдаңыз. Формула жолының сол жағында аттар кеңістігі орналасқан. Әдепкі бойынша, ауқымды таңдағанда, ол бірінші таңдалған ұяшықтың координаттарын көрсетеді. Біздің мақсатымыз үшін біз сол жерде өзімізге қолайлы деп атауды енгіземіз. Атауға қойылатын негізгі талаптар - бұл кітапта ерекше, бос орын жоқ және әріптен басталуы керек. Енді дәл осы атаумен біз бұрын анықтаған ауқым анықталады.
Енді аймақтағы деректерді тексеру терезесінде «Дереккөз» таңба қою керек "=", содан кейін бірден, біз диапазонға тағайындалған атты енгізіңіз. Бағдарлама аты мен массивтің байланысын бірден анықтап, ондағы тізімді шығарады.
Егер тізімді «ақылды» кестеге айналдырсаңыз, оны пайдалану тиімдірек болады. Мұндай кестеде мәндерді өзгерту оңай болады, осылайша тізім элементтері автоматты түрде өзгереді. Осылайша, бұл ауқым іс жүзінде іздеу кестесіне айналады.
Ауқымды «ақылды» кестеге түрлендіру үшін оны таңдап, қойындыға өтіңіз «Үй». Ондағы батырманы басыңыз. «Кесте пішімі»блокта таспада орналасқан Стильдер. Үлкен стильдер тобы ашылады. Белгілі бір стильді таңдау кестенің жұмысына әсер етпейді, сондықтан біз олардың кез-келгенін таңдаймыз.
Осыдан кейін таңдалған массивтің мекен-жайы орналасқан шағын терезе ашылады. Егер таңдау дұрыс жүргізілген болса, онда ештеңені өзгерту қажет емес. Біздің диапазонда тақырып жоқ болғандықтан, элемент Тақырып кестесі кене болмауы керек. Сіздің жағдайыңызда нақты болғанымен, мүмкін тақырып қолданылады. Сондықтан біз жай батырманы басуымыз керек «Жарайды».
Осыдан кейін диапазон кесте түрінде пішімделеді. Егер сіз оны таңдасаңыз, атау автоматты түрде оған тағайындалғанын көре аласыз. Бұл атауды аймаққа енгізу үшін пайдалануға болады. «Дереккөз» жоғарыда сипатталған алгоритмге сәйкес деректерді тексеру терезесінде. Егер сіз басқа атауды пайдаланғыңыз келсе, оны аттар кеңістігінде теру арқылы ауыстыра аласыз.
Егер тізім басқа кітапқа орналастырылса, оны дұрыс көрсету үшін функцияны қолдану керек ИНДИЯ. Көрсетілген оператор мәтіндік формадағы парақ элементтеріне «супер-абсолютті» сілтемелерді қалыптастыруға арналған. Шын мәнінде, бұл жағдайда процедура бұрын сипатталған жағдайлардағыдай, тек аймақта ғана орындалады «Дереккөз» таңбадан кейін "=" оператордың аты көрсетілуі тиіс - «ИНДИЯ». Осыдан кейін, осы функцияға дәлел ретінде жақша ішінде кітаптың және парақтың атауын қосатын ауқымның мекен-жайы көрсетілуі керек. Шындығында, төмендегі суретте көрсетілгендей.
- Бұл процедураны батырманы басу арқылы аяқтай аламыз «Жарайды» деректерді тексеру терезесінде, бірақ қаласаңыз, пішінді жақсартуға болады. Бөлімге өтіңіз «Хабарламалар» деректерді тексеру терезесі. Осы жерде «Хабар» пайдаланушылар көретін мәтінді ашылмалы тізіммен парақтың үстіне апару арқылы жаза аласыз. Біз қажет деп санайтын хабарламаны жазып аламыз.
- Келесі бөлімге көшеміз «Қате туралы хабар». Осы жерде «Хабар» қате деректерді, яғни ашылмалы тізімде жоқ кез-келген деректерді енгізген кезде пайдаланушы байқайтын мәтінді енгізуге болады. Облыста «Көру» Сіз ескертумен бірге болатын белгішені таңдай аласыз. Хабарлама мәтінін енгізіп, шертіңіз «Жарайды».
Сабақ: Excel бағдарламасында ашылмалы тізімді қалай жасауға болады
Операциялар
Енді біз жоғарыда құрған құралмен қалай жұмыс істеуге болатынын анықтайық.
- Егер курсорды ашылмалы тізім қолданылған парақтың кез-келген элементіне орналастырсақ, біз деректерді тексеру терезесінде бұрын енгізілген ақпараттық хабарламаны көреміз. Сонымен қатар, ұяшықтың оң жағында үшбұрыш белгішесі пайда болады. Ол тізім элементтерін таңдауға қызмет етеді. Осы үшбұрышты нұқыңыз.
- Оны басқаннан кейін тізім нысандарының мәзірі ашылады. Онда деректерді тексеру терезесі арқылы бұрын енгізілген барлық элементтер бар. Біз қажет деп санайтын нұсқаны таңдаймыз.
- Таңдалған опция ұяшықта көрсетіледі.
- Егер ұяшыққа тізімде жоқ кез-келген мәнді енгізуге тырыссақ, бұл әрекет бұғатталады. Сонымен бірге, егер сіз деректерді тексеру терезесінде ескерту хабарламасын енгізсеңіз, онда ол экранда пайда болады. Ескерту терезесіндегі батырманы басу керек Болдырмау келесі әрекеттен бастап дұрыс деректерді енгізіңіз.
Осылайша, қажет болса, бүкіл кестені толтырыңыз.
Жаңа элемент қосу
Бірақ жаңа элемент қосу керек болса ше? Мұндағы әрекеттер сіз деректерді тексеру терезесінде тізімді қалай дұрыс құрғаныңызға байланысты: қолмен енгізілген немесе кесте массивінен алынған.
- Егер тізімді құруға арналған мәліметтер кесте массивінен алса, онда оған өтіңіз. Ауқым ұяшығын таңдаңыз. Егер бұл «ақылды» кесте емес, қарапайым деректер ауқымы болса, онда сіз массивтің ортасына жол салуыңыз керек. Егер сіз «ақылды» кестені қолдансаңыз, онда оның астына бірінші жолға қажетті мәнді енгізу жеткілікті және бұл жол бірден кесте массивіне қосылады. Бұл жоғарыда айтқан «ақылды» кестенің артықшылығы.
Бірақ біз әдеттегі ауқымды қолдана отырып, неғұрлым күрделі істі қарастырып жатырмыз делік. Сонымен, көрсетілген массивтің ортасындағы ұяшықты таңдаңыз. Яғни, осы ұяшықтың үстінде және оның астында көбірек массив сызықтары болуы керек. Белгіленген фрагментті тышқанның оң жақ батырмасымен шертеміз. Мәзірден опцияны таңдаңыз «Қою ...».
- Кірістіру нысанын таңдау керек терезе ашылады. Опцияны таңдаңыз «Сызық» түймесін басыңыз «Жарайды».
- Сонымен бос жол қосылады.
- Біз оған ашылмалы тізімде көрсетілетін мәнді енгіземіз.
- Осыдан кейін, ашылмалы тізім орналасқан кесте массивіне ораламыз. Массивтегі кез-келген ұяшықтың оң жағындағы үшбұрышты нұқу арқылы бізде бар мән тізім тізіміне қосылғанын көреміз. Енді, қаласаңыз, кесте элементіне енгізу үшін оны таңдауға болады.
Ал егер мәндер тізімі бөлек кестеден алынбай, қолмен енгізілсе ше? Бұл жағдайда элемент қосу үшін сонымен қатар әрекеттердің өзіндік алгоритмі болады.
- Ашылмалы тізім орналастырылған кесте ауқымын таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер» батырмасын тағы бір рет басыңыз Деректерді тексеру топта «Деректермен жұмыс».
- Кірісті тексеру терезесі басталады. Бөлімге көшеміз «Опциялар». Көріп отырғаныңыздай, мұндағы барлық параметрлер біз оларды ертерек орнатқанмен бірдей. Бұл жағдайда бізді аймақ қызықтырады «Дереккөз». Үтірлі нүктесі бар тізімге осы жерге қосыңыз (;) ашылмалы тізімде көргіміз келетін мән немесе мәндер. Қосқаннан кейін басыңыз «Жарайды».
- Енді, егер біз кесте массивінде ашылмалы тізімді ашсақ, онда қосылған құнды көреміз.
Элементті жою
Тізім элементі дәл сол алгоритмді қосу арқылы жойылады.
- Егер деректер кесте массивінен алынса, онда осы кестеге өтіп, жойылатын мән орналасқан ұяшықты тінтуірдің оң жақ батырмасымен нұқыңыз. Контекстік мәзірде таңдауды тоқтатыңыз «Жою ...».
- Ұяшықтарды жою терезесі ашылады, бұл біз оларды қосқанда көргенімізге бірдей. Содан кейін ауыстырғышты орнына қойыңыз «Сызық» нұқыңыз «Жарайды».
- Көріп отырғанымыздай, кесте массивіндегі жол жойылады.
- Енді ашылмалы тізім бар ұяшықтар орналасқан кестеге оралайық. Кез келген ұяшықтың оң жағындағы үшбұрышты нұқыңыз. Ашылмалы тізімде жойылған элемент жоқ екенін көреміз.
Мәндер деректерді тексеру терезесіне қосымша кестені пайдаланбай қолмен қосылса не істеу керек?
- Ашылмалы тізіммен кестелік диапазонды таңдаңыз және мәндерді тексеру үшін терезеге өтіңіз, біз бұрын қалай жасадық. Көрсетілген терезеде бөлімге өтіңіз «Опциялар». Облыста «Дереккөз» курсормен жойғыңыз келетін мәнді таңдаңыз. Содан кейін түймесін басыңыз Жою пернетақтада.
- Элемент жойылғаннан кейін түймесін басыңыз «Жарайды». Енді ол кестенің алдыңғы нұсқасында көргендей ашылмалы тізімде болмайды.
Толығымен жою
Сонымен қатар, ашылмалы тізімді толығымен алып тастау қажет жағдайлар болады. Егер сіз үшін енгізілген деректердің сақталуы маңызды болмаса, оны жою өте оңай.
- Ашылмалы тізім орналасқан бүкіл жиымды таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Үй». Белгішені нұқыңыз «Таза», ол блоктағы таспаға орналастырылады «Өңдеу». Ашылған мәзірде орынды таңдаңыз «Барлығын тазарту».
- Бұл әрекет таңдалғанда, парақтың таңдалған элементтерінде барлық мәндер жойылады, форматтау жойылады, сонымен қатар тапсырманың негізгі мақсатына қол жеткізіледі: ашылмалы тізім жойылады, енді сіз кез-келген мәндерді ұяшықтарға енгізе аласыз.
Сонымен қатар, егер пайдаланушыға енгізілген деректерді сақтау қажет болмаса, онда ашылмалы тізімді жоюдың тағы бір мүмкіндігі бар.
- Ашылмалы тізіммен массив элементтерінің диапазонына тең бос ұяшықтар ауқымын таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Үй» сонда біз белгішені нұқамыз Көшіру, ол ауданда лентада орналасқан «Айырбас буфері».
Сондай-ақ, осы әрекеттің орнына сіз тінтуірдің оң жақ батырмасымен белгіленген фрагментті нұқып, таңдау бойынша тоқтай аласыз Көшіру.
Бөлектелгеннен кейін бірден батырмаларды қолдану оңайырақ Ctrl + C.
- Осыдан кейін, ашылмалы элементтер орналасқан кесте массивінің үзіндісін таңдаңыз. Түймесін басыңыз Қоюқойындыдағы таспада локализацияланған «Үй» бөлімінде «Айырбас буфері».
Екінші нұсқа - таңдауды тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, таңдау бойынша таңдауды тоқтату Қою топта Параметрлерді кірістіру.
Соңында қалаған ұяшықтарды таңдап, батырмалардың тіркесімін теруге болады Ctrl + V.
- Жоғарыда аталған әрекеттердің кез-келгені үшін, мәндері мен ашылмалы тізімдері бар ұяшықтардың орнына таза фрагмент салынады.
Қажет болса, осылайша сіз бос диапазонды емес, деректермен көшірілген фрагментті қоюға болады. Ашылмалы тізімдердің кемшілігі - бұл тізімде жоқ деректерді қолмен енгізе алмайтындығыңыз, бірақ оларды көшіріп, қоюыңызға болады. Алайда, деректерді тексеру нәтиже бермейді. Сонымен қатар, біз анықтағандай, ашылмалы тізімнің құрылымы жойылады.
Көбінесе, сіз әлі де ашылмалы тізімді алып тастауыңыз керек, бірақ сонымен бірге оны енгізген мәндерді және пішімдеуді қалдыруыңыз керек. Бұл жағдайда толтыру құралын жою үшін неғұрлым дұрыс әрекеттерді орындау керек.
- Ашылмалы тізімі бар элементтер орналасқан бүкіл фрагментті таңдаңыз. Қойындыға өтіңіз «Деректер» белгішесін нұқыңыз Деректерді тексеру, ол есімізде, топқа таспаға салынады «Деректермен жұмыс».
- Терезе бізге мәліметтерді тексеру үшін бұрыннан таныс. Көрсетілген құралдың кез-келген бөлімінде бола отырып, біз жалғыз әрекетті орындауымыз керек - батырманы шертіңіз «Барлығын тазарту». Ол терезенің сол жақ төменгі бұрышында орналасқан.
- Осыдан кейін деректерді тексеру терезесін крест түріндегі немесе батырманың жоғарғы оң жақ бұрышындағы стандартты жабу түймесін басу арқылы жабуға болады. «Жарайды» терезенің төменгі жағында.
- Содан кейін ашылмалы тізім бұрын орналастырылған ұяшықтардың кез келгенін таңдаңыз. Көріп отырғаныңыздай, қазір элементті таңдағанда, ұяшықтың оң жағында тізімді шақыратын үшбұрыш та жоқ. Сонымен бірге пішімдеу өзгеріссіз қалды және тізімге енгізілген барлық енгізілген мәндер. Бұл біздің тапсырманы сәтті орындағанымызды білдіреді: бізге қажет емес құрал жойылады, бірақ оның жұмысының нәтижелері өзгеріссіз қалады.
Көріп отырғаныңыздай, ашылмалы тізім деректерді кестеге енгізуді айтарлықтай жеңілдетеді, сонымен қатар дұрыс емес мәндердің енгізілуіне жол бермейді. Бұл кестелерді толтыру кезіндегі қателер санын азайтады. Егер қандай да бір мәнді қосымша қосу қажет болса, онда сіз әрдайым өңдеу процедурасын орындай аласыз. Өңдеу опциясы сіз оны жасау әдісіңізге байланысты болады. Кестені толтырғаннан кейін ашылмалы тізімді жоюға болады, бірақ бұл қажет емес. Көптеген пайдаланушылар кестені деректермен толтыру бойынша жұмыстарды аяқтағаннан кейін де оны қалдыруды жөн көреді.
